Kariera

Ključ do uspeha je tudi dobro organiziran sestanek

Statistike kažejo, da je približno 20 odstotkov sestankov namenjenih odpravljanju nejasnosti, nastalih na prejšnjih sestankih. Kar petina sestankov naj bi bila nepotrebnih, če pa so že nujni, je zanje zapravljenega preveč časa. Za poslovni svet so to vsekakor (pre)velike izgube. Zato navajamo nekaj preprostih, a nepogrešljivih nasvetov, kako izboljšati organizacijo in vodenje sestankov.

Foto: Fotolia

Sestanki so srečanja z določenim namenom. Nanje se včasih bolj, drugič manj pripravimo ali pa sploh ne. Nesmiselnost večine sestankov ni le v besedičenju in praznini, ki jim sledi, temveč v prepričanju udeležencev, da so že s tem, da so bili na sestanku, naredili nekaj (koristnega). Nič koristnejši niso slabo pripravljeni sestanki, seje, konference ipd., na katerih se mesece in mesece prežvekuje ista tema, ne da bi se zadeve vsaj malo premaknile z mrtve točke. Včasih se zdi, kot da nekateri večino svojega delovnega časa preživijo na sestankih.

To seveda ne pomeni, da so vsi sestanki nepotrebni in škodljivi, ker jih je take naredila slaba poslovna praksa. Dobro pripravljeni sestanki, na katerih sodelujejo strokovno usposobljeni in motivirani ljudje, so lahko vir novih delovnih pobud.

Če se sestanka tretjina ali več povabljenih ne more udeležiti, ga prestavimo. Če je mogoče, še preden skličemo sestanek, sejo, konferenco ali podobno srečanje, po telefonu preverimo, ali bodo tisti, ki jih nameravamo povabiti, prosti.

Uspešni in učinkoviti sestanki so razdeljeni na tri faze:

1.     priprava na sestanek,

2.     izvedba sestanka in

3.     spremljanje dogovorjenih sklepov in nalog.

Če je katera od teh faz površno ali slabo izvedena, je pričakovani rezultat sestanka in delovanja zaposlenih ustrezno slabši. Spremljanje sklepov je osnovni pogoj za učinkovito ciljno usmerjenost podjetja in motivacijo zaposlenih.

Kdaj sklicati sestanek?