ADMA SE PREDSTAVI

Klavdija Jelen: "Čutim, da sem točno tam, kjer moram biti"

IME IN PRIIMEK: Klavdija Jelen
IZOBRAZBA: diplomantka evropskih študij 6/1
DELOVNO MESTO: poslovna sekretarka
PODJETJE: Plastika Skaza
Udeleženka kongresa ali posveta ADMA: Kongres ADMA 2019

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Sem pozitivna oseba, ki vedno skuša videti dobro v ljudeh. Imam zelo močno razvito intuicijo, zelo rada pomagam. Osrečuje me, ko vidim druge srečne. Za srečo je treba zelo malo; lepa beseda ali samo nasmeh. Prav tako verjamem, da se vsaka stvar zgodi z namenom. Vsaka oseba, ki jo srečaš na svoji poti, vsaka izkušnja, ki jo doživiš, te nekaj nauči. Po naravi sem zabavna, rada se smejim in skušam uživati v majhnih stvareh. Ni me strah pokazati svojih čustev, solz in smeha. Lahko bi torej rekli, da sem zelo pogumna.

Koliko časa ste na trenutnem delovnem mestu?

Na delovnem mestu poslovne asistentke sem v podjetju Plastika Skaza pet mesecev. Pet zelo srečnih in intenzivnih mesecev.

Zakaj ste se odločili postati poslovna sekretarka?

Do tega delovnega mesta me je pripeljal splet okoliščin, za kar sem neizmerno hvaležna. Sem oseba, ki je rada ves čas obkrožena z ljudmi, rada spoznavam nove stvari in ljudi, ki me navdušujejo, zato je moje delovno mesto popolna služba zame.

Kaj vse obsega vaše delo?

Sem srce in ogledalo podjetja. Pri meni se vse začne in vse konča. Sem prva, ki pozdravi sodelavce in poslovne partnerje, in zadnja, ki jim zaželim lep dan. Imam tudi zelo odgovorno delo, saj skrbim za sistemsko urejeno kadrovsko dokumentacijo, sistemsko urejene pogodbe in račune. Tu prostora za napake ni.

Vodim in urejam sistem delovnih ur za celoten režijski del, prav tako sem odgovorna za vsa poslovna potovanja naših zaposlenih. Sem prva oseba, s katero ima stik naša stranka prek info e-pošte in telefona. Z veseljem in nasmeškom postrežem stranke, ki pridejo k nam na poslovne sestanke. Ker je komunikacija v našem podjetju zelo pomembna, urejam vsebine, ki se prikažejo na naših info ekranih po proizvodnji. Poskrbim, da imajo naši sodelavci dnevno aktualne novice, pozitivne misli, slike z raznih dogodkov, rojstnih dni zaposlenih. Tako ohranjamo povezanost in informiranost med vsemi oddelki, kar nas dela močnejše in poglablja sodelovanje. Pomagam tudi pri organizaciji internih dogodkov. In nenazadnje skrbim, da so v naši kuhinji vedno na voljo različni čaji, limone za boljše počutje in v sejnih sobah ter na hodnikih sveže cvetje. In še bi lahko naštevala ...

Katere so glavne spremembe, ki ste jih zaznali pri svojem delu, odkar ste na tem delovnem mestu?

Na takem delovnem mestu sem prvič in opažam, da ljudje menijo, da tajnice samo kuhamo kavo. Vendar temu še zdaleč ni tako! Pri nas v Plastiki Skaza si vsak sodelavec, tudi direktorji, skuhajo svojo kavo ali čaj za sestanke in tudi po njih, vsak tudi pospravi za sabo sejno sobo. Seveda v primeru sestankov s poslovnimi partnerji to z veseljem uredim jaz.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati svojega dela?

Pri svojem delu želim biti hitra in učinkovita, zato za zapiske uporabljam program OneNote, brez katerega si res ne znam predstavljati svojega dela. Vse zapiske si redno beležim in jih lahko tudi hitro najdem, medtem ko za listanje po zvezku enostavno ni več časa. Včasih se zalotim, da razmišljam, ali so vsi ti tehnološki pripomočki tudi varni, saj se mi je prav pred kratkim zgodilo, da se mi je sesul računalnik − in meni svet. Na srečo imamo odličen oddelek informatike in moj svet je spet lep.

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

Pri meni se je izobraževanje s podelitvijo diplome šele začelo. Začelo se je tako življenjsko kot profesionalno izobraževanje, izobraževanje na področju osebne rasti. To je tudi ena izmed stvari, ki me zelo navdušuje in motivira v našem podjetju. Ogromno vlagamo v interna in eksterna izobraževanja zaposlenih. Ves čas se moramo učiti, saj se svet okoli nas spreminja s svetlobno hitrostjo in ne smemo zaostajati.

Kaj vas navdušuje in motivira?

Navdušujejo me ljudje, ki so pripravljeni narediti tisti en korak več. In ena izmed teh oseb je naša direktorica Tanja. In to je tudi eden izmed glavnih razlogov, zakaj sem želela delati v Plastiki Skaza. Veliko sem jo spremljala na družabnih omrežjih in videla, koliko vlaga v svoje zaposlene in sebe. To me je še dodatno navdušilo in poglobilo željo, da je to podjetje, kjer želim delati, kjer vem, da bom s podjetjem rastla tudi jaz.

Motivirajo me tudi moji osebni padci v življenju, ker sem zaradi njih boljša oseba. Naučila sem se, da ni pomembno, kako trdo padeš na kamnita tla, ampak kako in ali se znaš pobrati. Vedno znova in znova sem sama sebi dokazala, da zmorem.

Katere tuje jezike obvladate?

Tekoče govorim angleško in italijansko.

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

Sem oseba, ki zelo rada ustreže drugim, zato je moj glavni cilj, da se naučim reči ne in si postaviti svoje prioritete.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Prednosti mojega dela so, da poznam vse zaposlene, poznam vse procese, saj sem stična točka vseh. Po drugi strani pa moram ohranjati nevtralnost in skrbeti, da me ljudje ne izčrpajo. Od ljudi lahko prejmeš veliko pozitivne energije, lahko te pa tudi izčrpajo.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot: bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Delo, ki ga opravljam, mi je pisano na kožo, saj sem rada obkrožena z ljudmi, rada imam dinamiko. Nekaj let prej sem delala v zaprti pisarni, z zelo malo stika z drugimi. Po nekaj mesecih sem postala žalostna in čisto drugačna oseba, kar mi je dalo vedeti, da takšno delo ni zame. Zato mi ta pozicija v podjetju Skaza zelo ugaja in uživam v njej.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Vsakega se kdaj dotakne, tudi mene, vendar mislim, da z leti čedalje manj. Delala sem z različnimi ljudmi, na različnih pozicijah in vem, da smo vsi krvavi pod kožo. Tako imam svoj jutranji ritual, s katerim se pripravim na prihajajoči dan. Brez hitenja in v miru si zjutraj privoščim čas zase, jogo in zdrav zajtrk. Mentalno in fizično želim biti v odlični kondiciji.

Kakšen je po vašem mnenju dober poslovni asistent?

Takšen, ki vidi in zazna potrebe svojih nadrejenih oziroma sodelavcev, še preden se tega sami zavedajo. Moraš biti komunikativen in pripravljen na dnevne izzive in hitre rešitve ter ob vsem tem ostati kar se da miren.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati poslovni asistent?

Brez fleksibilnosti in vztrajnosti ni nič. Imeti moraš sposobnost, da lahko počneš več stvari hkrati, ter biti obenem prijazen in nasmejan. Brez tega ni mogoče biti na tej poziciji.

Kaj počnete v prostem času?

V prostem času zelo rada hodim v hribe, obvezno brez telefona, kajti le tako se lahko popolnoma odklopim. Navdušena sem nad jogo in meditacijo, brez katere si ne predstavljam več življenja. In zelo rada se družim s prijatelji in družino ter vsaj enkrat letno rada kam odpotujem.

Kje ste bili nazadnje na dopustu in kam bi radi odpotovali?

Nazadnje sem bila na dopustu na Hrvaškem in v Španiji. Na mojem seznamu želja je bil tudi Istanbul, za katerega sem na letošnjem kongresu ADMA zadela dve letalski karti, kar se mi še vedno zdi kot sanje. Ne morem verjeti. Iskreno hvala še enkrat agenciji za letalski karti. Zelo me mika tudi potovanje po Južni Ameriki, kar se bo v bližnji prihodnosti zagotovo zgodilo.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

Rada imam duhovne knjige, saj verjamem, da smo nekaj več kot le fizično telo. Ena izmed zadnjih knjig, ki sem jih prebrala, je bila Načrt duše avtorja Roberta Schwartza.

Kje se vidite v prihodnjih petih letih?

Vidim se še vedno v podjetju Skaza, vendar korak višje, imam ambicije in želje po tudi kakšni drugi poziciji. Vendar korak za korakom, zdaj čutim, da sem točno tam, kjer moram biti. Predvsem pa želim biti srečna in zvesta sama sebi in svojim načelom.