FINALISTKA IZBORA ADMA ODLIČNOST 2020

Karmen Ručigaj: »Za odnos so zelo pomembni tudi diskretnost, pogovor, svetovanje in zaupnost«

DELOVNO MESTO: Samostojni strokovni sodelavec

PODJETJE: Pionirski dom - Center za kulturo mladih

Karmen Ručigaj se na delovnem mestu trudi biti odzivna, organizirana, zanesljiva, iskrena, osredotočena, dostopna in natančna. V svojem prostem času vsemu temu doda še ščepec več sproščenosti in humorja. Na mestu samostojnega sodelavca je vezni člen med zaposlenimi in vodstvom, poleg vseh posameznih administrativnih in računovodskih nalog pa je vedno na voljo tudi za strokovno svetovanje glede najrazličnejših zagat, s katerimi se soočajo sodelavci, vodstvo ter institucija nasploh.

Zakaj ste se odločili za prijavo na izbor za nagrado ADMA ODLIČNOST LETA in kaj vam pomeni uvrstitev v finale?

Za prijavo na izbor sploh nisem vedela, dokler nisem prejela obvestila, da sem se uvrstila v finalni izbor. Za to so se odločile moje sodelavke in sodelavci in me s tem izjemno lepo presenetili. Uvrstitev v finale mi pomeni potrditev, da drugi opazijo moje delo in trud ter da delam dobro. Zelo sem počaščena.

Katere so glavne spremembe, ki ste jih zaznali pri svojem delu, odkar ste na tem delovnem mestu?

Ko sem pred dvajsetimi leti prišla na to delovno mesto, sem opravljala skoraj izključno tajniška dela. V tem času je osrednja sprememba, ki se je zgodila, prav ta, da kar nekaj administrativnih del opravlja vsak zaposleni sam, sama pa sem prevzela več organizacijskih del ter tudi nekatera lažja računovodska dela. Način dela se je spremenil, projektov je več in tako je moral vsak prevzeti malce večji nabor nalog. Pionirski dom se je na ta način razširil in okrepil z več dejavnostmi in projekti, mi pa se temu prilagajamo tako, da nadgrajujemo svoje delo, se učimo ter si predvsem pomagamo in sodelujemo. 

»Za gradnjo uspešnega odnosa med vodjo in sodelavci je potrebno biti natančen, iskren, zanesljiv ter dobro sodelovati z drugimi.«

Kakšen je po vašem mnenju recept za uspešen odnos med menedžerjem in njegovimi sodelavci v podpornih službah?

Za gradnjo uspešnega odnosa med vodjo in sodelavci je treba biti natančen, iskren, zanesljiv ter dobro sodelovati z drugimi. To predvsem pomeni, da si sposoben sprejemati mnenje drugih in podati tudi svojega ter da tisto nalogo, ki jo dobiš, tudi pravočasno in korektno izpolniš.

Kaj pa ključne lastnosti, ki so potrebne za  uspešno sodelovanje z nadrejenimi? Katere so veščine, ki naredijo poslovnega asistenta nepogrešljivega?

Za uspešno sodelovanje z nadrejenimi so potrebni predvsem zaupanje, diskretnost in dobre komunikacijske spretnosti. Veščine, ki naredijo poslovnega asistenta nepogrešljivega, temeljijo prav na uspešnem sodelovanju z drugimi oziroma odnosu z vodjo. Tako mora odnos med vodjo in poslovnim asistentom temeljiti na medsebojnem zaupanju, spoštovanju, hkrati pa je nujno ohraniti držo in povedati tudi tisto, kar je včasih težko, a nujno slišati. 

Zaupanje in komunikacija sta pogoj za uspešno sodelovanje med menedžerjem in poslovnim asistentom. Kako ste vi gradili  oziroma gradite svoj odnos z nadrejenimi? Kako ste si pridobili polno zaupanje nadrejenih?

Svoj odnos se trudim graditi z dobrim delom, zanesljivostjo in zvestobo. Potrudim se, da so naloge, ki so mi bile zaupane, izpeljane v celoti in natančno ter da samoiniciativno opravim tudi kakšno dodatno nalogo. Zelo pomembni za odnos so tudi diskretnost, pogovor, svetovanje in zaupnost.

Kaj pa nadrejeni, ki so bolj trd oreh in manj sodelovalne narave? Kako z njimi? Ste imeli kdaj takšnega šefa oziroma kako rešujete situacijo, ko vaš nadrejeni pride v službo »slabše razpoložen«?

V času zaposlitve v Pionirskem domu sem imela samo dva nadrejena, tako da na srečo nisem imela tega primera, ko nadrejeni ne bi bil sodelovalne narave. Ko pa se zgodi, da pride v službo nadrejeni, ali kakšen od sodelavcev, slabše razpoložen, mu poskušamo pustiti malce več časa zase, če je to mogoče, ali pa ga poskusimo na profesionalen način razvedriti in spraviti v boljšo voljo, na primer, da skuhamo dobro kavo, ki zadiši po celi pisarni, da ponudimo kakšno pozitivno informacijo ter da dodamo tudi malo humorja in se nasmejimo.

Pri nas se nadrejeni še vedno prevečkrat ukvarjajo z nalogami administrativne narave, ki bi jih lahko prenesli na ostale sodelavce. Kaj lahko naredimo, da pomagamo nadrejenemu pri tem, da si upa delegirati določene naloge?

Nadrejenemu svetujemo, da se s svojim znanjem in sposobnostmi raje loti strokovnih nalog, drugim pa prepusti administrativno skrb. Pri nas s tem na srečo ni težav, saj se direktorica dobro zaveda svoje vloge. Pomembno pa je tudi, da v primeru delegiranja nalog, vodja prejme tudi povratno informacijo o opravljenem delu. S tem se namreč ustvarja in gradi tudi zaupanje, ki v prihodnje pomaga pri tem, da lažje prepusti administrativna in druga manjša dela drugim.

»Uvrstitev v finale mi pomeni potrditev, da drugi opazijo moje delo in trud ter da delam dobro. Zelo sem počaščena.«

Najboljša podpora menedžmentu se od povprečne podpore razlikuje tudi po proaktivnem pristopu pri razvijanju svojih kompetenc. Katera so po vašem mnenju ključna znanja in veščine, ki bodo opredelile vaš poklic v prihodnosti?

Kaže, da bo še naprej zelo pomembna računalniška pismenost in njeno nadgrajevanje (npr. Excel, delo s preglednicami, grafi in različnimi drugimi računalniškimi programi), sprotno spremljanje sprememb na različnih ravneh (tehnologija, zakonodaja, poslovanje) in nadgrajevanje znanja. Če najdem kakšno izobraževanje, za katero se mi zdi smotrno, da se ga udeležim, predlagam to direktorici, ki me vedno podpre v največji možni meri. Izobraževanj se udeležim z veseljem, saj prejmem nove informacije, lahko optimiziram svoje delo in se srečam z ljudmi, ki se soočajo s podobnimi izzivi kot jaz.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Predvsem tako, da po odhodu iz službe o njej ne razmišljam preveč, da si vzamem čas zase - za sprehode v naravi, preberem kakšno knjigo ter se posvetim družini. Na delovnem mestu pa smo tako dobra ekipa, da s pomočjo naših pogovorov, odličnega sodelovanja ter medsebojne podpore do stresa sploh ne pride, oziroma poskušamo nastale situacije rešiti, še preden bi postale preveč stresne.

Kaj vas navdušuje in motivira na vaši poslovni poti? Kaj vam daje zagon?

Na moji poslovni poti me najbolj motivirajo izzivi ter naloge, za katere se moram potruditi. Ne maram monotonega dela in enoličnosti, rada napredujem in se učim. Ob večjem izzivu je tudi občutek zadovoljstva, ko ga opraviš, večji. Največji zagon pa mi dajejo sodelavci ter dobra ekipa, ki mi s svojimi idejami ponujajo vedno nove izzive in aktivnosti. 

Kaj bi svetovali nekomu, ki je pravkar začel svojo kariero na področju podpore menedžmentu?

Opozorila bi ga, da mora biti organiziran in sistematičen ter da se mora naučiti postavljati prioritete. Če bi bilo to znotraj institucije, ki jo poznam, bi mu seveda zaupala tudi, kje lahko največkrat pride do težav, kako optimizirati posamezne naloge in na kaj še mora biti pozoren glede dela in sodelavcev.

Na katerega od svojih kariernih dosežkov pa ste najbolj ponosni?

V tem trenutku sem najbolj ponosna na to, da sem v celoti bdela nad finančnim delom projektov sodelovanja Ustvarjalne Evrope, ki jih vodi in v katerih sodeluje Pionirski dom. To je vsebovalo sodelovanje z drugimi finančnimi asistenti v projektu, seznanjanje z zakonodajo finančnega poslovanja iz drugih evropskih držav in sodelovanje s širšo projektno ekipo Pionirskega doma. S pomočjo izvrstne ekipe sem tako pridobila ne le praktične izkušnje finančnega poslovanja mednarodnih projektov, temveč tudi potrditev, da zmorem, in še več zaupanja vase.