Komunikacija

Kakšna je odlična poslovna sekretarka

Vloga poslovne sekretarke je pogosto usklajevanje med željami in pričakovanji nadrejenih – vodij, direktorjev, sodelavcev in drugih zaposlenih, ter ne nazadnje tudi strank oz. uporabnikov. Z vsemi naštetimi sogovorniki ima poslovna sekretarka vsakodnevni stik, ki naj bi bil vseskozi vljuden, profesionalen in kooperativen. Manevriranje med za nekatere tudi čedalje bolj zahtevnimi sogovorniki in vsakodnevnimi delovnimi nalogami zahteva od poslovne sekretarke razvite komunikacijske in socialne veščine ter visoko osebnostno čvrstost ter stresno odpornost. Zadovoljstvo po opravljenem delu, ki ga poslovna sekretarka lahko občuti, pa ji vliva nov motivacijski zagon. Seveda pod pogojem, da opravlja delo, ki jo na splošno veseli in ji predstavlja izziv.

Foto: Fotolia

Simpatija in antipatija

Ljudje smo si različni in to velja tudi (ali pa še posebej) v poslovnih situacijah. Obstajajo sodelavci, s katerimi lažje, in sodelavci, s katerimi težje komuniciramo. Bolje se počutimo ob tistih, ki imajo podoben odnos do sebe, drugih in sveta, komunicirajo na podoben način, kot komuniciramo sami, so jim pomembne podobne vrednote, kot so nam, ter kažejo enak kognitivni set mišljenja, stališč in prepričanj, kot ga imamo sami. Podobni ljudje nam vzbujajo občutek harmonije, saj si svet okoli sebe interpretirajo podobno, kot si ga sami. Zaradi potrjevanja naše slike sveta doživljamo več prijetnih emocij, hkrati pa se povečuje tudi predvidljivost v življenju. Vse to pa zadovoljuje našo potrebo po varnosti in sprejetosti. Od nas drugačni posamezniki lahko v nas sprožajo disharmonijo, torej občutek neugodja ali iritacije, ki nastane kot reakcija na nam nepoznan ali zgolj drugačen svet.

Več zadovoljstva in naklonjenosti doživljamo tudi ob tistih ljudeh, pri katerih neko njihovo lastnost ali sklop lastnosti ocenjujemo kot atraktivne. Tako z nami skladne in nam zanimive ljudi označimo kot simpatične, neskladne in nezanimive pa kot antipatične. Odnos simpatije in antipatije je tudi reaktivne narave. Tiste, ki nam izražajo naklonjenost, ocenjujemo kot bolj simpatične v primerjavi s tistimi, ki nam naklonjenosti ne izražajo.

Naša osebnost presega fizično pojavo. Ni dovolj samo, kako smo videti, temveč kaj izžarevamo. Osebni žar ali karizma sta značilna za samozavestne ljudi, ki se dobro počutijo v svoji koži. Vendar to niso samovšečneži in ošabnice tipa »jaz sem ok, ti nisi ok«, temveč prijetne, odprte, pozitivne in živahne osebe.

Profesionalna poslovna komunikacija

Ne glede na simpatičen ali antipatičen odnos je možno z vsemi ljudmi korektno poslovno komunicirati. Vsekakor je v komunikaciji s sogovorniki, ki so nam, mi pa njim, simpatični, več prijetnih emocij, vendar doživljanje prijetnosti zaradi osebne enačbe ni namen profesionalne poslovne komunikacije. Skladnost in harmoničnost komunikacijo olajšujeta, nista pa njen pogoj. Za kreiranje dobrih medosebnih odnosov v poslovnih odnosih tako skušajmo minimalizirati vpliv lastnih osebnih preferenc, kriterij ugodja, kompatibilnosti in atraktivnosti pa negujmo v svoji zasebni sferi.

Medosebni odnosi in vplivanje

Poslovni uspeh je, zaradi povezanosti z drugimi, odvisen od kakovosti odnosov. Tako je dobra komunikacija eden izmed ključnih dejavnikov za doseganje poslovnega uspeha. Raziskave vedno znova potrjujejo dejstvo, da so čustveno in socialno inteligentnejši ljudje poslovno uspešnejši.

Štiri komunikacijske naravnanosti

Odlična poslovna sekretarka je prijetna, nasmejana, profesionalna, samozavestna, spoštljiva in empatična do nadrejenih, sodelavcev in strank. Vede se olikano, oblači se urejeno in poslovnemu okolju ter situaciji primerno. Izžareva pozitivno energijo in šarm.

Naš odnos do sebe in drugih pomembno vpliva na kakovost odnosa s sodelavci in strankami. Naša komunikacijska naravnanost se kaže kot asertivnost, pasivnost, agresivnost ali apatija:

1. Naravnanost enakovrednosti in partnerstva (asertivnost)

Ø  konstruktivna osebna naravnanost, v kateri se zavedamo svojih in tujih kakovosti tako, da sprejemamo sebe in druge;


Več v kategoriji Komunikacija

Več člankov iz te kategorije