ADMA intervju

Iztok Bricl: Poslovna asistentka dobesedno raste z direktorjem

Enainpetdesetletni ekonomist Iztok Bricl je na položaju vodilnega managerja nav Gospodarskem razstavišču že drugi mandat. Kongresno in sejemsko dejavnost je od blizu spoznal pred dobrimi osmimi leti, saj je pred tem 15 let deloval v živilski industriji. Ko primerja delo svoje tajnice v Kolinski in Žitu z delom poslovne sekretarke na Gospodarskem razstavišču, Bricl pravi: "Poslovne sekretarke oziroma poslovne asistentke so danes daleč od tistega, kar so bile včasih tajnice."

Manja Pušnik

Facebook
Twitter
Google Plus
LinkedIn

Na položaj vodilnega managerja Gospodarskega razstavišča ste prišli iz popolnoma druge, torej živilske panoge. Pred tem ste bili predsednik uprave Kolinske in Žita. Zakaj ste pred dobrimi osmimi leti sprejeli izziv vodenja družbe, ki se ukvarja s sejemsko in kongresno dejavnostjo?

Glavni razlog je bilo dejstvo, da sem bil takrat že 15 let v prehranski industriji, kar pomeni, da sem dodobra spoznal dobavitelje, kupce itd. Poleg tega se je zgodila prelomnica. Ko sem začel delati v prehranski panogi, sem bil star 27 let in pri 43 letih sem že prišel v tako imenovana zrela leta. Ocenil sem, da sem v panogi dosegel največ, kar se je dalo, saj sem vodil dve največji prehranski družbi v državi. Spraševal sem se, ali naj nadaljujem mandat ali pa kariero nadaljujem drugje. Dilema pri zrelih letih torej je: ali želiš ostati v živilski panogi do upokojitve ali pa bi v življenju želel početi še kaj drugega.

Slovenija je leta 2010 že počasi lezla iz krize, vendar jo je čez tri leta še enkrat udarila. To pomeni, da ste v družbo prišli v trenutku, ko je bila na drugačni poti. Je bil to za vas kot managerja izziv?

Seveda. Vendar je bilo poglavitno nekaj drugega. Ob prihodu v Žito sem podedoval dva člana uprave in v družbi ni bilo mandatarskega sistema kot v Kolinski, kjer sem si lahko sam izbiral člane uprave. Zato sem si dejal, da bom v Žitu s temi člani uprave deloval en mandat, če pa bom kot predsednik uprave opravljal funkcijo še drugi mandat, potem želim v upravi svoje člane uprave. Vendar se nekateri lastniki s tem niso v celoti strinjali, zato je bil to še dodaten razlog za odhod. Zato sem si dejal: če ne bo takšna uprava, kot si jo želim, potem odidem.

Vsak manager, ki pride na vodilni položaj, si želi delati z ljudmi, ki jim zaupa. Ali ste si s prihodom na zdajšnje vodilno mesto na Gospodarskem razstavišču delo olajšali tudi tako, da ste sami izbrali ekipo, s katero ste želeli delati?

Absolutno. Tako je bilo tudi v Žitu, kjer sem uresničil kadrovsko prevetritev tako v najvišjem kot tudi v srednjem managementu, razen v upravi, kjer sem, kot sem že dejal, podedoval dva člana. V Žitu je namreč 13 ljudi prišlo na vodilna mesta, na Gospodarskem razstavišču pa smo prenovo delali počasneje. Žito je velik sistem, medtem ko je Gospodarsko razstavišče manjše podjetje.

V čem je torej vodenje Gospodarskega razstavišča drugačno od vodenja Kolinske in Žita?

Prvič, gre za popolnoma drugo panogo. V Kolinski in Žitu delaš s številnimi izdelki, na Gospodarskem razstavišču pa gre za storitve, kjer je tudi več mreženja. Pri vodenju obeh panog pa gre za delo z ljudmi, ki jih je treba spodbujati. Poleg tega je razlika tudi v tem, ali gre za veliko ali za manjše podjetje. V velikih sistemih je veliko zaposlenih z zelo ozko specializacijo dela in znanja, kar manager povezuje, v manjšem podjetju pa manj ljudi dela več, kar pomeni, da imajo zaposleni več univerzalnega znanja.  

Pa je vodenje manjšega podjetja lažje od večjega?

To je dobro vprašanje, tudi sam sem se to večkrat vprašal. V velikem podjetju nekatere stvari, ki so dobro postavljene, tudi precej lažje potekajo. Delo v manjšem podjetju, kot je denimo Gospodarsko razstavišče, pa je veliko bolj fleksibilno in nekatere stvari se hitreje odvijajo.

Torej so tudi rezultati dela vidni prej?

Seveda.

V kakšni finančni kondiciji je bilo Gospodarsko razstavišče leta 2010, ko ste prevzeli vodenje družbe?

Podjetje je bilo v slabi finančni kondiciji. Zadolženost je znašala okoli devet milijonov evrov, izguba pa več kot milijon evrov. Poleg tega je sejemska dejavnost stagnirala, zato je bilo treba začeti prenovo poslovnega modela v celoti in tudi kadrovsko optimizacijo.

Gospodarsko razstavišče, ki zdaj zaposluje že 38 ljudi, ste v zadnjih letih dvignili na višjo raven. Podjetje je namreč postalo vodilni prireditveni center za sejme in razstave, izobraževanja, poslovne konference, kongrese in dogodke pri nas. S tem, ko ste spreminjali družbo, ste seveda potrebovali tudi pomoč najožjih sodelavcev, med katere zagotovo spada tudi vaša poslovna sekretarka Andreja. Kako vam je in vam še pomaga vaša osebna poslovna sekretarka pri vodenju družbe? Kakšna dela torej opravlja?

Najprej naj povem, da sem imel tako v Kolinski kot kasneje tudi v Žitu 15 let ves čas eno tajnico. Zato sem bil v dilemi, ali naj jo vzamem s sabo na Gospodarsko razstavišče. Vendar je moja takratna tajnica ves čas delovala v proizvodni panogi, medtem ko sem sam odhajal v drugo panogo. In če zdaj primerjam delo tajnice v Kolinski in Žitu, lahko rečem, da je bila tam vedno moja leva roka, zdajšnja poslovna sekretarka Andreja pa je moja desna roka. To pomeni, da sprejema poslovne procese v podjetju in koordinira nekatere zadeve, ki jih sam ne uspem. Ne opravlja tipičnih tajniških del, tako kot je bilo to včasih, ampak je poslovna sekretarka v pravem pomenu besede. Ima znanja in veščine ter aktivno obvlada tuje jezike.

Ste zdajšnjo poslovno sekretarko podedovali od prejšnjega direktorja Anteja Madjara?

Na Gospodarskem razstavišču je Andreja že bila poslovna sekretarka, kasneje je odšla v finančno računovodski sektor in ko sem prevzel vodilni položaj v družbi, je postala moja poslovna sekretarka. Zelo pomembno je, da je ves čas motivirana, vključena v celoten poslovni proces, pa tudi da komunicira z notranjo in zunanjo javnostjo. To seveda pomeni, da za tiste stvari, ki jih sam ne morem predati sodelavcem, poskrbi Andreja. Poslovne sekretarke ali pa poslovne asistentke so daleč od tistega, kar so bile včasih tajnice.

Če bi morali danes izbirati novo poslovno asistentko, kaj bi od nje zahtevali?

Verjetno bi od nje zahteval tista znanja in izkušnje, ki jih že opravlja moja poslovna sekretarka. Treba je namreč vedeti, da poslovna sekretarka dobesedno raste z direktorjem. Vsak ima namreč svoj način dela in ne nazadnje se mora temu tudi prilagoditi. Saj veste, včasih smo direktorji svojeglavi in nam je težko kdaj tudi kaj dopovedati. Včasih tudi mislimo, da imamo vedno prav, zato je težko delati z nekom, ki je ves čas blizu. Včasih imamo dober dan, drugič spet ne, smo dobrovoljni ali pa tudi ne. Usmerjeni smo namreč tako, da čim manj kažemo svoja čustva.

Torej se mora vaša desna roka temu znati prilagoditi?

Seveda. Zagotovo mora biti poslovna sekretarka tudi dober psiholog, ne ustrežljiva, ampak tolerantna. Pričakujem, da zna povedati svoje mnenje in to ji tudi absolutno dopuščam. Mora pa biti zrela oseba, saj poslovna sekretarka z leti raste. In če bi na novo zaposloval, bi bila to oseba v zrelih letih, torej stara več kot 40 let, z izkušnjami in znanjem.  

Glede na to, da ste pogosto v stikih s tujimi poslovnimi partnerji, me seveda zanima, kako pomembno je, da vaša najožja ekipa, kamor spada tudi poslovna sekretarka, obvlada tuje jezike?

Znati mora vsaj dva tuja jezika. Sodelujemo namreč s turškim partnerjem, ki je mojo poslovno sekretarko Andrejo večkrat pohvalil, da dobro govori in komunicira v tujem jeziku. To tudi pomeni, da ona že vodi del poslovne komunikacije s tujimi partnerji. Gre za tisti del komunikacije, ki ga mora obvladati.

Kako skrbite za njeno stalno izobraževanje? Kolikokrat na leto se lahko udeleži določenih izobraževalnih dogodkov, kot so denimo delavnice ali celo kongresi? In ali imate morda na Gospodarskem razstavišču tudi interna izobraževanja?

Znotraj podjetja sicer nimamo izobraževanj, se pa udeležuje zunanjih izobraževanj, ki jih zasledimo na različnih razpisih. Pri tem smo pri nas zelo odprti in skrbimo, da se lahko vsak dodatno izobražuje. Sicer imamo v podjetju že mlajšo osebo, ki Andrejo nadomešča takrat, ko je denimo na dopustu ali pa na bolniški. Tako ji postopoma predaja dela in naloge, ki jih sicer opravlja.

Opazite razliko takrat, kadar vaše poslovne sekretarke ni?

Seveda. In takrat tudi komaj čakam, da pride nazaj. Odkrito povedano, ko je ni, jo tudi zelo pogrešam (smeh). Zato tudi skupaj načrtujeva in usklajujeva dopuste. Takrat, ko je ni, je zagotovo v podjetju velika praznina.

Delovni odnos med managerjem in poslovno asistentko oziroma sekretarko je bil še pred leti poln stereotipov, danes so se stvari korenito spremenile. V kolikšni meri so po vašem mnenju ti odnosi spremenjeni?

Ti odnosi so zelo spremenjeni. To sem denimo spremljal pri svojih direktorjih pred leti in primerjal s tem, kakšne odnose so imeli s svojimi tajnicami in kakšen odnos imam sam. Pred leti je bil ta odnos med tajnicami in direktorji na način »Just do it«, danes pa gre za spremljanje procesov. Poslovna sekretarka je hkrati tudi podpornik managerja. Gre namreč za popolnoma drugačen način dela, kot je bil pred leti.

Kako bo po vašem mnenju videti poklic poslovne asistentke v prihodnosti? Jih bodo morda zamenjali drugi poklici oziroma, če vprašam drugače, se bo z digitalizacijo in robotizacijo ta poklic še bolj spremenil?

Po mojem mnenju ta poklic zagotovo ne bo izumrl ali pa izginil. Kot mlad direktor sem sicer mislil, da tajnice sploh ne potrebujem. V letih 1997 in 1998 je bila doba interneta in takrat smo managerji menili, da bomo prek elektronske pošte lahko vse uredili sami. No, kaj kmalu smo ugotovili, da to ni mogoče. Prav zato menim, da ta poklic ne bo nikoli izumrl. Pri vodenju družbe managerji potrebujemo podporo, ki jo nudi poslovna sekretarka. Vsega dela pač ne moreš opraviti sam.

Kolikokrat vas je vaša poslovna sekretarja že rešila iz zagate?

Velikokrat, denimo ko določeno stvar pozabim, me seveda na to spomni. In z leti se dogaja, da me mora večkrat kaj opomniti ali pa spomniti (smeh). Vsega pač ne morem imeti v glavi. Moja poslovna sekretarka Andreja pa si vse zapiše in je pri tem tudi zelo sistematična.

Menite, da so poslovne asistentke dovolj dobro plačane za delo, ki ga opravljajo? Marsikatera med njimi, zlasti v manjših podjetjih, poleg administrativnih in finančnih del opravlja še druga dela, kot so denimo trženje, sklepanje pogodb, organizacija različnih izobraževanj, sprejem strank in poslovnih partnerjev … itd.

Menim, da je na Gospodarskem razstavišču poslovna sekretarka dobro plačana. Še več, njeno plačo sem že povečal in za svoje delo dobi primerno dobro plačilo.