Intervju

INTERVJU, Gregor Pilgram: Zaupanje mora biti 200-odstotno

Pogovor z Gregorjem Pilgramom, članom izvršnega odbora Generali CEE Holding.

Gregor Pilgram je že skoraj dve desetletji tesno povezan z zavarovalnico Generali. Od leta 2013 zaseda funkcijo direktorja finančnega sektorja in člana izvršnega odbora Generali CEE Holding, ki je holding Skupine Generali za srednjo in vzhodno Evropo s sedežem v Pragi. Je tudi član uprave Generali CEE Holding in predsednik nadzornega sveta hrvaške družbe Generali Osiguranje. Pogovarjali smo se o znanjih, veščinah in tudi osebnostnih lastnostih, ki jih mora imeti oseba, da izpolnjuje njegova pričakovanja glede delovnega mesta poslovne asistentke. Ali asistenta, saj poklic ni več tako izrazito feminiziran, kot nekoč, pravi Pilgram.

Nekoč je bil delovni odnos med menedžerjem in tajnico oziroma poslovno asistentko poln stereotipov, danes so se stvari temeljito spremenile. V kolikšni meri, po vašem opažanju?

V Sloveniji se te stvari niso veliko spremenile, v Pragi pa je sistem precej drugačen. Videl sem že vse možne ekstreme, od stereotipnih tajnic, kakršne so bile včasih, do poslovnih asistentov, za katere se uporablja angleški izraz executive assistant. Kar pa spet ni isto, kot denimo v nemških deželah, kjer je poslovni asistent nekdo, ki opravlja že veliko poslovnega dela. Naziv moje asistentke je executive assistant to the board.

Na Češkem je status poslovnih asistentov večinoma veliko višji kot v Sloveniji. Verjetno je to tudi posledica velikega števila mednarodnih družb, ki so takšen odnos prinesle s seboj v Prago. Tudi bruto plače asistentov so bistveno višje, kot v Sloveniji.

Prav tako poklic poslovnega asistenta ni več v tolikšni meri rezerviran za ženske, kot nekoč. Vedno več je moških asistentov, sploh na višjih ravneh, čeprav njihov delež še vedno ne presega 10 ali 15 odstotkov.

Na Češkem je status poslovnih asistentov večinoma veliko višji kot v Sloveniji. Verjetno je to tudi posledica velikega števila mednarodnih družb, ki so takšen odnos prinesle s seboj v Prago. Tudi bruto plače asistentov so bistveno višje, kot v Sloveniji.

Katera dela vse opravlja vaša poslovna asistentka in kaj vse pričakujete od nje?

Njena glavna zadolžitev je upravljanje terminov. Tega v Sloveniji še skoraj nikjer nisem imel priložnosti videti, da bi asistentka popolnoma razpolagala s termini in planirala čas menedžerja. To v bistvu pomeni, da mora zelo natančno poznati delovne prioritete, znati mora filtrirati nepomembne zadeve, delno jih tudi delegirati na druge, preden pridejo do mene.

Moja asistentka mi tudi načrtuje poslovne poti, kar meni, ki sem nenehno na poti, veliko pomeni. S tem mi ogromno prihrani in če dobro opravlja svoje delo, mi lahko optimizira ogromno razpoložljivega časa. S službo za odnose z javnostmi koordinira vse prezentacije in govore, s čimer mi prav tako prihrani ogromno dela.

Vendar pa sam odgovarjam na elektronsko pošto, čeprav nekateri menedžerji tudi to opravilo povsem prepustijo asistentkam in asistentom, da ti odgovarjajo v njihovem imenu.

Če denimo potrebujem novo letalsko vozovnico ali hotel ob osmih zvečer, moram vedeti, da lahko pokličem in je asistentka to pripravljena urediti. Pogosto delamo še tudi ob 23. uri, zato mora imeti asistentka pravi odnos do dela in pravo energijo.

Ali imate pri svojih asistentih kakšne posebne zahteve glede izobrazbe?

V našem holdingu se pričakuje fakultetna izobrazba vsaj VII. stopnje. Glede smeri so to študiji, podobni našim na Fakulteti za družbene vede oziroma komunikološke smeri, v glavnem pa prevladuje ekonomija.

Tehnološko se je delo danes zelo spremenilo, drugače se komunicira, vse več je novosti. Kakšne so vaše zahteve glede znanj in veščin poslovnih asistentov, kaj vse morajo znati danes, česar jim pred dvajsetimi leti ni bilo treba, recimo na področju komunikacije, podatkov v oblaku in podobnega?

Pri nas so razmere nekoliko specifične, ker delujemo na področju zavarovalništva in imamo posebej zaposlene denimo za področja upravljanje odnosov s strankami ali v oddelkih za IT. Menim, da ta množica znanj pride bolj v poštev v manjših podjetjih. Zares pomembno je, da asistentka pozna vso novo tehnologijo, kar sploh ni samoumevno, pa ne le pri asistentih. Pred kratkim me je celo eden od menedžerjev vprašal, kaj pomeni What's up …

Pri meni mora recimo asistentka zaradi narave dela odlično obvladati tudi orodje za prezentacije PowerPoint.

V tem odnosu mora vladati 200-odstotno zaupanje, to je alfa in omega vsega. Poleg tega ne sme priti do nikakršnega pronicanja informacij iz podjetja. Izjemno pomembno je ohraniti povsem profesionalen odnos!

Kako je z znanjem tujih jezikov? Katere tuje jezike mora obvladati vaša asistentka?

V vsakem primeru je to angleščina, ki mora biti čim bolj dovršena. Poleg tega pa je dobro, če zna vsaj še en tuji jezik, pri čemer ne mislim hrvaščine v Sloveniji ali na Češkem slovaščine.

So se jezikovne zahteve z leti kaj spremenile?

Ne vem, morda sem imel srečo, vendar sem vedno imel asistente ali asistentke, ki so znali dva ali celo tri tuje jezike.

Kako v podjetju skrbite za izobraževanje poslovnih asistentk? So izobraževanja interna ali jih opravljate zunaj podjetja?

Nas v Generaliju je ogromno, glede posla je treba veliko znati. Opažam, da je na Češkem veliko različnih izobraževanj, ki so namenjena prav poslovnim asistentom. V Sloveniji se mi zdi, da obstaja en kongres letno, pa še ta je bolj tajniški. V Pragi je vsaj pet ali šest konferenc na leto, kjer obravnavajo specifične stvari, kot so upravljanje časa, načrtovanje potovanj in podobno.

Izobraževanja večinoma potekajo zunaj podjetja, razen če so zelo specifična za naše podjetje.

Ko imate zaposlitveni razgovor z asistentko ali asistentom, kaj je za vas pri kandidatih najpomembnejše? S čim naredijo največji vtis?

Eno je izobrazba, drugo pa so ambicije. Pri nas in tudi drugod v zahodni Evropi navadno pozicija asistenta ni za vedno, pogosto je lahko le odskočna deska za naprej. Zato mora to biti nekdo z ambicijami. Poleg tega se mora kandidat ali kandidatka zavedati, da je to služba, ki lahko včasih traja tudi 24 ur na dan, imeti mora energijo za to. Če denimo potrebujem novo letalsko vozovnico ali hotel ob osmih zvečer, moram vedeti, da lahko pokličem in je asistentka to pripravljena urediti. Pogosto delamo še tudi ob 23. uri, zato mora imeti asistentka pravi odnos do dela in pravo energijo.

Verjetno z asistentko na delovnem mestu preživite več časa kot doma z družino? Koliko osebne note je po vašem mnenju pri tem odnosu dopustne?

Nič! V tem odnosu mora vladati 200-odstotno zaupanje, to je alfa in omega vsega. Poleg tega ne sme priti do nikakršnega pronicanja informacij iz podjetja. Izjemno pomembno je ohraniti povsem profesionalen odnos!

Ali se s svojo poslovno asistentko družite tudi na zasebni, družinski ravni?

Ne, nikakor! Ampak to pri meni ne velja le za asistentko, na splošno mislim, da mora biti jasno zarisana črta med poslovnim in zasebnim življenjem.

Ste morda kdaj asistenta oziroma asistentko ob menjavi delovnega mesta vzeli s seboj?

Sam tega nikoli nisem naredil, poznam pa kar nekaj takšnih primerov. Navadno je tako, da višja kot je raven sodelovanja, pogosteje pride do tega. Poznam tudi primere, ko so menedžerji asistentko vzeli s seboj v drugo državo.

Katere značajske lastnosti najbolj cenite pri svoji asistentki?

Na prvem mestu je absolutno zaupanje, da sem prepričan, da nobena informacija ne bo ušla iz podjetja, zelo pomembna je tudi zanesljivost. Imam vse vrste izkušenj, od tega, da sem praktično vsako letalsko vozovnico moral sam še enkrat preveriti, do tega sedaj, ko si lahko privoščim, da malodane šele zjutraj na poti pogledam, na katero letališče sploh moram. Tretji nujni dejavnik je energija, da je asistent sposoben zdržati tempo, ki ga to delovno mesto zahteva.

Pogosto je vse odvisno od situacije. Včasih potrebuješ nekoga, ki naredi nekakšen zid, da ne more čisto vsak priti do tebe, včasih potrebuješ nekoga, ki izvaja projektni menedžment, če sam tega ne obvladaš. Vedno se iščejo komplementarne lastnosti človeku, za katerega asistent dela.


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije