Intervju

Ines Štefančič: Top finalistka izbora za adma odličnost 2022

ADMA INTERVJU

Znane so TOP 3 finalistke izbora za ADMA odličnost 2022! Vsako od njih predstavljamo v ADMA intervjuju. Zmagovalka bo znana 19. maja na slavnostni razglasitvi na Kongresu ADMA 2022!

Spoznajte Ines Štefančič, eno izmed finalistk ADMA odličnosti 2022. Preberite več o upravljanju projektov v hitro rastočem IT podjetju za leto 2024.

IZOBRAZBA: Ekonomski tehnik DELOVNO MESTO: Office Coordinator - Quality System Trustee/CISO/DPO PODJETJE: BE-terna, d. o. o.

Kdo ste in kako bi se opisali v nekaj stavkih?

Zagotovo sem oseba, ki se znajde v različnih vlogah in se zna prilagoditi nastali situaciji. Zato bi zase rekla, da sem zelo vztrajna, ambiciozna, zagnana, vedno pripravljena pomagati. Od sebe poskušam dati vedno največ in se potrudim zadeve izpeljati do konca in z odliko. Vsako težavo vidim kot izziv ali priložnost, da se sama sebi dokažem – in še dobro, da je tako, saj se velikokrat naši zaposleni obračajo name z raznolikimi zahtevami. Sem tudi brez dlake na jeziku, vedno neposredna in iskrena, na kar so se ljudje že navadili.

Zakaj ste se odločili za prijavo na izbor za naziv ADMA odličnost 2022 in kaj vam ta naziv predstavlja?

Na ADMA odličnost 2022 me je prijavilo podjetje, v katerem sem zaposlena BE-terna, d. o. o. Prav zaradi tega mi ta naziv še toliko več pomeni, saj je to nekakšno priznanje, da je moje delo opaženo in cenjeno.

Kaj vam pomeni odlična uvrstitev v finale?

Že sama finalna uvrstitev je zame velik uspeh, nagrada za dobro in uspešno opravljeno dozdajšnje delo ter dodatna motivacija za naprej.

Motivira me že sama sproščenost okolja in medsebojni odnosi, tako med zaposlenimi kot tudi z vodstvom, in pa možnost osebne rasti znotraj podjetja.

Zaupajte nam kratek opis svoje karierne poti.

Po končani srednji šoli sem se odločila za izredni študij in se zelo kmalu tudi zaposlila v podjetju kot asistentka veleprodaje, zadolžena za logistiko in izvoz goriva za albanski trg. Po skoraj dveh letih se mi je ponudila priložnost zaposlitve v BE-terni (takrat Adacta, d. o. o.) v projektni pisarni. Sčasoma sem poleg rednega dela prevzela še vodenje in koordinacijo certifikacije sistema vodenja kakovosti - ISO 9001. To mi je omogočilo, da sem bolj podrobno spoznala organizacijo podjetja in sam proces dela tudi v preostalih oddelkih.

Ker smo IT podjetje in se je sčasoma pokazala vse večja potreba tudi po informacijski varnosti, smo se odločili tudi za certifikacijo po ISO 27001. Ker sem takrat imela največ izkušenj s samim postopkom, sem prevzela koordinacijo in vodenje tudi tega. Seveda tukaj s pomočjo IT ekipe ne bi šlo, ker je potrebno tudi kar nekaj tehničnega znanja. Glede na to, da je del informacijske varnosti tudi varovanje osebnih podatkov, sem se vzporedno izobrazila še za pooblaščenko za varovanje osebnih podatkov. Ker je bilo izzivov očitno še vedno premalo, sem leta 2020 prevzela še funkcijo vodenje našega »backoffice« oddelka, kot »Office Coordinator«. Poleg samega vodenja administrativne pisarne sem lani pristopila k internemu projektu BE-one na ravni celotne skupine BE-terna, kot projektna vodja za brezpapirno poslovanje.

Na katerega od svojih kariernih dosežkov ste najbolj ponosni?

Tukaj se lahko prvotno zahvalim samemu podjetju, ki je hitro rastoče mednarodno podjetje in zaposlenim s tem omogoča nenehno napredovanje in izobraževanje na različnih področjih. Tako je tudi meni uspela v zelo kratkem času razširiti spekter svojih znanj in veščin, s sprejemanjem različnih izzivov in dela na projektih. Najbolj ponosna sem na zadnji projekt, interni BE-one program, saj se prvič srečujem z vlogo in je pri samem projektu vključenih veliko lokacij in ljudi, tako da je že sama koordinacija tega kar precejšen izziv.

Kaj vas navdušuje in motivira, kaj vam daje zagon?

Osebno me motivira že sama sproščenost okolja in medsebojni odnosi, tako med zaposlenimi kot tudi z vodstvom, in pa možnost osebne rasti znotraj podjetja. Zagon mi vsekakor daje ekipa, ki mi vedno stoji ob strani in pripomore s svojimi idejami in delom, da uspešno in s čim manj zapleti rešimo vsako dano nalogo.

Kakšen je po vašem mnenju recept za uspešen odnos med menedžerjem in njegovo poslovno podporo?

Najpomembnejše je seveda zaupanje in odkrita komunikacija, kar vodi v uspešno medsebojno sodelovanje. Seveda je velikokrat treba predvideti stvari in biti vnaprej pripravljen, branje med vrsticami je tukaj vsekakor dobrodošlo.

Katere so po vaše lastnosti poslovne podpore prihodnosti?

Odgovornost, organiziranost, iznajdljivost, prilagodljivost in pozitivna naravnanost. Vse bolj se opazi, da se zahteve ne izvajajo več po hierarhiji navzdol, vendar se nekako pričakuje, da bo vsak zaposleni podal samoiniciativo in prevzel pobudo za delo in pripravil stvari vnaprej. 

Digitalizacija in tehnološki razvoj sta močno vplivala tudi na to področje. Kako bo po vašem mnenju videti ta poklic v prihodnosti?

Delo od doma bo v prihodnje stalnica, vse manj bo papirnega poslovanja. Komunikacija in sestanki so se skoraj v celoti preselili v virtualno okolje. Torej tipičnega tajniškega dela bo vse manj, nove naloge bodo v celoti zamenjale stare, kar pomeni, da se bodo zaposleni v zalednih službah vedno bolj vključevali tudi v druge projekte podjetja.

Zagon mi vsekakor daje ekipa, ki mi vedno stoji ob strani in pripomore s svojimi idejami in delom, da uspešno in s čim manj zapleti rešimo vsako dano nalogo.

Se vam zdi, da sta pri vašem poklicu pomembnejša izobrazba ali učenje iz lastnih izkušenj?

Učenje iz lastnih izkušenj in dobre prakse.

Kako se je v zadnjih dveh letih nenavadnih razmer spremenilo vaše delo?

Zadnje obdobje je prispevalo k temu, da smo se bili prisiljeni v zelo kratkem času digitalizirati. Vpeljali smo delo od doma, vse interne procese smo prestavili na elektronski sistem. Ker smo IT podjetje, me hitra prilagoditev niti ne preseneča, saj smo bili kar dobro pripravljeni in smo se zelo hitro navadili novega načina dela.

Zanimivo pa, da nam kot IT podjetju to ni uspelo že prej in smo morali počakati na pandemijo.

Kateri so največji izzivi, s katerimi ste se spopadli na svojem delovnem mestu?

Vsakodnevno spopadanje z novimi, neznanimi nalogami. Svojevrsten izziv  predstavlja tudi delo z ljudmi, pri čemer je treba ohraniti pristen in prijazen odnos, in pri tem tudi znati reči »ne«.

Ines Štefančič

Zaposleni v podpori menedžmentu sicer niso formalni vodje. A vse pogosteje jih opisujemo kot »skrite vodje«. Kaj menite, zakaj?

Ker je še vedno potrebno vodenje in koordiniranje v ozadju. Večinoma je »skriti vodja« prvi stik z zaposlenim, od katerega prejme zahtevo, ki jo je morda treba delegirati naprej, organizirati in uskladiti dejavnosti s svojo ekipo in ostalimi vpletenimi.

Kaj počnete v prostem času?

Prosti čas najraje preživljam v naravi, tako se najlažje odklopim od vsakdanjih opravil. Velikokrat ga izkoristim tudi za druženje s prijatelji pri kakšni športni aktivnosti, seveda pa kdaj sede tudi ležanje na kavču ob gledanju lahkotne serije. So pa potovanja na prvem mestu - le kje vse bi lahko bila, če bi bilo več prostega časa.

Ste nočna ptica ali jutranji človek?

Jutranji človek - lahko me povabite na jutranjo kavo in klepet, zvečer pa nisem najbolj družabna.

Se udeležujete kongresa ADMA in kaj vas tam najbolj navdušuje?

Za zdaj še nisem imela priložnosti, da bi se udeležila Kongresa ADMA, saj mi žal čas ni dopuščal, sem pa nad samim programom in izbiro predavanj navdušena in se že veselim prihajajočih dogodkov, ki se jih bom zagotovo udeležila.

Kateri je najboljši karierni nasvet, kar ste ga kdaj dobili?

»Ohraniti nepristranskost«, za marsikoga morda preveč splošen nasvet in ne karierno usmerjen, vendar meni še kako prav pride. Vsakodnevno srečevanje z različnimi ljudmi in problemi včasih povzroči, da človek v določeni situaciji res težko ostane hladnokrven in objektiven. Takrat se za sekundo ustavim in pomislim na »modre besede svojega šefa«.

Kakšne cilje ste si zastavili za letošnje leto?

Uspešno izpeljati obstoječe odprte projekte in se iz tega naučiti kaj novega, pa upajmo, da ne samo iz napak. Poleg tega bi bil že čas za oddajo diplomske naloge, da se končno zaključi študijsko poglavje.

PREBERITE ŠE:

Metoda Križanec: TOP finalistka izbora za ADMA odličnost 2022

in

Slavica Keršič: TOP finalistka izbora za ADMA odličnost 2022


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije