INTERVJU, Ksenija Benedetti: To službo jemljem zelo resno, ampak zaradi tega nisem dolgočasna in konservativna

Ksenija Benedetti je tista šefinja državnega protokola, ki je vedno v ozadju vseh dogodkov, pri pripravah nanje pa zagotovo povsem v ospredju. »To službo jemljem zelo resno, ampak zaradi tega nisem dolgočasna in konservativna. Nasprotno, sem zelo igriva in hecna,« pravi. Njena uspešnost pa ni zgolj rezultat trdega dela, temveč tudi dela njenih sodelavcev. Med njimi je tudi poslovna sekretarka Karmen Čuden, ki je, kot pravi Benedettijeva, njena druga mama, sestra in prijateljica. Vse v enem.

Manja Pušnik

Facebook
Twitter
Google Plus
LinkedIn

Foto: Dejan Nikolič

Začniva z izjavo, ki jo je o vas izrekel psiholog dr. Aleksander Zadel, sicer vaš osebni prijatelj iz mladostnih let. Dejal je namreč, da ste v protokol vnesli ženskost, blagost in toplino, pa tudi odločnost, ki pa ste jo v teh letih, odkar ste na položaju šefinje državnega protokola, še nadgradili. »Zna biti prijateljica, ženska, pa tudi zelo zahtevna. Zna biti človek, ki je poleg in ki gre vzporedno.« Kako vam je uspelo, da ste se na položaju šefinje državnega protokola obdržali kar sedemnajst let? Morda zaradi vaših človeških lastnosti, o katerih je govoril dr. Zadel?

Da, verjetno tudi zaradi teh lastnosti. Vendar sem se na tem položaju obdržala iz dveh, po mojem mnenju zelo pomembnih razlogov. Eden je, da sem svoje delo v celoti opravljala profesionalno in da se nikomur nisem pustila »zavajati«. Moje mnenje ni bilo vedno vsem po godu, vendar so se sčasoma vsi nanj zanesli, ker so vedeli, da je strokovno in neodvisno. Drugi razlog pa so zagotovo moji sodelavci v Protokolu, ki so izjemni in delavni. Kot ekipa smo povezani, ko je treba »stisniti«, damo vse od sebe. Človek je lahko uspešen le, če ima takšen tim. In zelo sem jim hvaležna za vse opravljeno delo in trud, ki ga vlagajo vanj.

Koliko žensk je v Evropi na položaju šefinje državnega protokola? Imate kolegice, ki opravljajo to zahtevno delo ali ste ena izmed redkih žensk na tako visokem položaju v državi?

Žensk na tem položaju je danes veliko več, kot jih je bilo denimo pred petnajstimi leti. Ko sem leta 2000 prevzela ta položaj, sem bila prva ženska, ki je postala šefinja protokola. Pred tem so bili na tem položaju vedno moški, zaposlene pa izključno ženske. Danes ni več tako. V Protokolu imam nekaj odličnih moških sodelavcev. Tudi v drugih državah je na položaju šefa protokola že veliko žensk, verjetno vsaj polovica, če ne več. 

Kje ste se pravzaprav prvič srečali s protokolom? Vemo, da ste bili na začetku vaše poslovne kariere v portoroškem Avditoriju zadolženi za organizacijo kulturnih dejavnosti, pozneje pa v hotelu Metropol, sicer pa ste po izobrazbi diplomirana muzikologinja. Kaj ima vse to skupaj s protokolom?

Če na to pogledate na hitro in od daleč, to s protokolom pravzaprav nima nič skupnega. A umetnost je lahko tudi del protokola. Umetnost komunikacije. Pozneje sem opravila tudi podiplomski študij MBA, ki mi je zelo koristil. Naučila sem se namreč drugih veščin, potrebnih za vodenje in organizacijo, med drugimi finančno poslovanje, projektno vodenje, človeški viri, pogajanja, menedžment ... V protokolu sicer ni toliko pomembno, katero fakulteto je posameznik končal; moji sodelavci prihajajo iz različnih fakultet – Filozofske fakultete (predvsem jeziki), Fakultete za strojništvo in Fakultete za družbene vede. Pomembno je, da je posameznik splošno zelo razgledan, da pozna pravila lepega vedenja in diplomatskega protokola ter seveda tudi ustroj države. Hkrati so pomembne še karakterne lastnosti posameznika, da je hiter, iznajdljiv v različnih razmerah, da ne paničari, da obvlada organizacijo in tudi improvizacijo, da obvlada vsaj dva tuja jezika in da vedno vidi vsaj dva koraka vnaprej. Kot dirigent, ki dirigira orkestru in vedno za trenutek prej da znak za vstope posameznih inštrumentov. Te človeške lastnosti so za delo v protokolu zelo pomembne.

Koliko ljudi je trenutno zaposlenih v protokolu in koliko od teh je poslovnih asistentk?

Vseh skupaj nas je 28. Imam eno poslovno asistentko, v pisarni v tajništvu pa je še sodelavka Katja, ki sicer dela tudi na protokolarnih dogodkih in pomaga moji poslovni asistentki Karmen ter jo nadomešča v času njene odsotnosti.

Omenili ste, da v tem času, odkar ste na položaju, sami odločate o tem, kdo bo delal z vami. Torej imate pri tem zadnjo besedo?

Ko kandidati uspešno opravijo vse teste in gredo čez prvo sito, sem na koncu izbirnega procesa. Tako imam zadnjo besedo pri odločitvi, kdo bo naš novi sodelavec.

Kako ste izbrali vašo poslovno asistentko?

Karmen je bila poslovna asistentka v Protokolu, še preden sem prišla na ta položaj. Imam veliko srečo, da jo imam ob sebi.

Načeloma vodilni sami izbirajo svoje poslovne asistentke. Vi je torej niste imeli, ampak ste jo na neki način »podedovali«. Očitno ste z njo zadovoljni …

Res je, z njo sem neizmerno zadovoljna. Svoje delo opravlja z odliko.

Kakšne karakterne lastnosti bi iskali v primeru, če bi morali zaposliti novo poslovno asistentko?

Preprosto: lastnosti, ki jih ima moja poslovna asistentka Karmen.

In te so?

Skrbnost, vestnost, natančnost, poštenost, ažurnost. Vedno je en korak pred mano. Karmen je kot moja druga mama, sestra, prijateljica - vse v enem. Zame je izjemno dragocena oseba.

Kaj vse mora o vas vedeti vaša poslovna asistentka? Ali dovolite, da pride k vam na pogovor ne le kot k svoji šefinji, ampak tudi kot k svoji sodelavki? Ji dovolite, da denimo prekine pomemben sestanek?

Karmen dovolim vse, ker ji popolnoma zaupam. Seveda, ima ta občutek in tudi lahko vedno prekine sestanek, ker bo za to zagotovo imela tehten razlog. V teh sedemnajstih letih z njo nisem imela niti ene težave in upam, da tudi ona z mano ne (smeh). Res sem hvaležna, da jo imam. Karmen je moja desna in leva roka, včasih pa tudi glava (smeh).

Nekateri vodilni že razmišljajo o tem, da poslovnih asistentk v prihodnje ne bodo potrebovali, saj jih bodo zamenjale sodobne tehnologije. Se strinjate s tovrstnimi vizionarskimi napovedmi? Danes namreč obstaja vrsta aplikacij, kot so denimo za naročanje letalskih vozovnic, prevoza do letališča in nazaj, tudi hotelsko sobo lahko naročite kar prek spleta … Bo delo poslovnih asistentk po vašem »izumrlo«? Oziroma, če vprašam drugače: menite, da jih ne bomo več potrebovali?

Mislim, da bomo poslovne asistentke še vedno potrebovali, a na drugačen način. Tudi njihovo delo bo zagotovo drugačno. A človeški pristop bo vseeno vedno potreben – no, vsaj upam, da bo tako in da nas ne bo tehnologija čisto zasvojila. Danes nam tehnologija resda omogoča lažjo organizacijo, zato jo z veseljem uporabljam tudi sama in mi je v veliko pomoč. Kakšno zadevo, za katero si prej potreboval ure in ure, danes rešiš z enim klikom. Vendar, v Protokolu v prihodnje brez poslovne asistentke skoraj zagotovo ne bo šlo.

Se še vedno vsak dan vozite iz Kopra v Ljubljano ali ne?

Ne, odkar sem se poročila z Borisom (Cavazzo, soprogom, op. a.), živim v središču prestolnice. Zagotovo pa grem vsaj enkrat na teden v Koper na obisk k mami in k očetu v Brkine oziroma starša preko vikenda obiščem z Borisom. To mi zelo veliko pomeni. Zame namreč ni vrednota to, da delam v službi do onemoglosti in da se mi nenehno nekam mudi. Zame je vrednota to, da si človek zna organizirati delo v službi in ima hkrati tudi čas zase, za svojo družino in za to, kar ga veseli. To, da si preveč zaposlen oziroma kot pravijo Angleži »over bussy«, da neprestano misliš samo na službo, človeka prej ali slej utrudi in navadno je potem zdravje tisto, s katerim plačujemo davek. Ampak - vsak naj si ustvari življenje tako, kot mu najbolj ugaja.

Kako sicer poteka vaš delovni dan?

Moj delovni dan je vsak dan drugačen. Če imam denimo protokolarni dogodek ali uradni obisk sem »na terenu«, kakšen dan pa imam več sestankov v pisarni, organiziram delo Protokola in se ukvarjam z administrativnimi rečmi. V Protokolu oziroma pri mojem delu ni nobene rutine. In vedno je polno presenečenj. Redno se tudi srečujemo z Murphyjem (smeh).

Kaj vas torej čaka danes? Boste dolgo v službi?

Čaka me priprava na prihodnji teden, branje poročil, podpisovanje in sestanek s šefom kabineta predsednika vlade, pa seveda intervju. (smeh) Delo bom danes predvidoma končala ob štirih.

Na kakšen način komunicirate s svojimi sodelavci in tudi s poslovno asistentko, ko ste denimo na protokolarnem obisku v tujini? Bi lahko rekli, da ste hvaležni razvoju informacijske tehnologije, saj smo zdaj dosegljivi kjerkoli in kadarkoli … To vam zagotovo pomaga pri opravljanju vašega dela …

Čeprav sem za takšen razvoj tehnologije zelo hvaležna, pa me hkrati zelo moti neprimerna uporaba elektronskih naprav, kot so pametni telefoni in tablični računalniki. Moti me, ko postanejo nenehna distrakcija tudi med osebnimi stiki. Moti me, ko nekdo, ki se z mano pogovarja, pogleduje k telefonu in neprestano preverja sporočila in elektronsko pošto – ali – huje – brska po družbenih omrežjih. Moti me, ko se kdo na sestankih ukvarja s svojim telefonom, namesto da bi aktivno sodeloval na sestanku. Moti me telefon na mizi med obedom. Moti me telefon v gledališču in v kinu, ne le zvok, tudi modra svetloba zaslona. Vsa ta pretirana odvisnost se začne že doma, pri družinskem zajtrku. Če starši med zajtrkom gledajo v svoj prenosni računalnik ali v telefon in ne komunicirajo s svojimi otroki, bo otrok to zagotovo oponašal in se mu ne bo zdelo nič narobe, če bo tudi on neprestano gledal v ekran. Če pa se ta tehnologija uporablja na primeren način, je to seveda neizmerno olajšanje dela in sijajen nezahteven način današnjega komuniciranja.

Kako pa je vaše delo potekalo pred leti, ko teh elektronskih naprav še ni bilo?

Ko sem nastopila položaj v protokolu, so že bili mobilni telefoni, elektronsko pošto smo brali predvsem v službi, hitra komunikacija pa je potekala prek faksov. Pred tridesetimi leti pa je bilo naše delo seveda drugačno. Zanimivo je, da se programi niso toliko spreminjali in bolj se je držalo dogovorjenega.

Torej še veste, kakšen zvok ima (oziroma je imel) faks?

Ja, seveda. (smeh)  

Pri vseh protokolarnih dogodkih ste vedno v ozadju. Za nas, »navadne« državljane, je videti, kot da je vse, kar počenete, tako preprosto. V enem izmed intervjujev ste dejali, da opravljate zelo garaško delo. Koliko dela je v ozadju organizacije teh dogodkov? Za kaj vse morate poskrbeti?

Navzven je naše delo videti skoraj kičasto in zelo polakirano, predvsem zato, ker se ne vidi, kaj vse je pod površjem. Vsi nas vidijo le na sprejemih, vozimo se v limuzinah, v spremstvih avtomobilov z utripajočimi lučmi. To seveda ne drži, to delo je zelo garaško. Poleg tega smo zelo na prepihu, sploh, če se zgodi kakšna majhna napaka. Takrat se lahko takoj znajdemo na prvi strani časopisa in to tudi v primeru, če za napako sploh nismo bili krivi. Navadno je naše delo nehvaležno. Če denimo vse poteka tako, kot je treba, je to povsem običajno in normalno. Če pa se nekje nekaj samo minimalno zalomi, se že vsi sprašujejo, češ kaj je spet zamočil ta protokol. Zato sem tudi hvaležna vsem tistim, ki naše delo opazijo, tudi cenijo in nas ne tretirajo kot služabnike ter se nam ob koncu dogodka tudi zahvalijo. To je naše gorivo. Plač sodelavcem namreč ne morem zvišati, ker smo omejeni z zakoni in pravilniki, en »Hvala, to ste pa dobro opravili.« je zato zelo pomemben motivator.

Kako poteka organizacija dogodka, kot je denimo obisk visokega predstavnika tuje države?

V protokolu najprej prejmemo termin obiska, nato stopimo v kontakt s tujim veleposlaništvom in gostitelji obiska, in začnejo se priprave: vse točke programa uskladimo in ga pošljemo v potrditev kabinetu gostitelja. Poskrbimo za primerno urejene prostore, kjer potekajo sestanki, za kolono vozil, za nočitve oziroma hotel, kjer bodo tuji gostje spali, za vse obede in jedilnike, poskrbimo za prevajalce, za udeležence srečanj, za pravilno izobešanje zastav, za izmenjavo daril, za tisk vabil in tisk programov tako v slovenskem kot v tujem jeziku. Skratka, teh podrobnosti je izjemno veliko, ne vem, če sem opisala desetino dela pri pripravi nekega obiska …

Kateri dogodek pa je bil najbolj stresen?

Zagotovo so bile to priprave na predsedovanje Slovenije Svetu Evropske unije ter sama izvedba. Predvsem zato, ker ni šlo le za en dogodek, ampak za vrsto dogodkov, ki so se zvrstili v obdobju pol leta, bilo pa je tudi veliko potovanj. V tistem času sem dvakrat odpotovala v Južno Ameriko, pa na Kitajsko, Japonsko, v Sibirijo … Poleg tega je moralo biti doma, v Sloveniji, vse urejeno in pod nadzorom. To je bilo res stresno obdobje. Še pred tem pa je bilo leto in pol priprav na predsedovanje.   

Kako vam je sicer ob obilici dela, ki ga imate in natrpanem urniku uspelo napisati tako obsežno knjigo o protokolu?

Knjigo sem pisala štiri leta, predvsem ob vikendih in praznikih, med tednom ni bilo časa, za končanje knjige pa sem si vzela mesec dni neplačanega dopusta. Morda bi jo bilo treba zdaj malo posodobiti, saj je od izida minilo že deset let. Mimogrede: slovensko podjetje Audiobook bo knjigo izdalo v govorni obliki. Izbrali so jo za zagon oziroma predstavitev njihovega podjetja. Gre za mlade, nadobudne fante, ki sem jim pomagala s tem, da sem izbrala bralce, ki knjigo prebirajo. Med njimi so znana imena: Milena Zupančič, Ajda Smrekar, Boris in Sebastijan Cavazza, Ivan Lotrič, Boštjan Romih, Darja Zgonc, Vojko Belšak, Lotos Šparovec, Vesna Milek, Jožica Avbelj, Marcel Štefančič, del sem prebrala tudi sama. Govorna knjiga je namenjena tistim, ki nimajo veliko časa za branje in lahko med opravljanjem drugih dejavnosti, denimo med likanjem, pospravljanjem ali vožnjo, knjigo poslušajo.

Koliko prijateljskih vezi s pomembnimi osebnostmi iz politike in gospodarstva ste stkali v teh letih?

Z besedo »prijatelj« sem zelo previdna, pravih prijateljev imam zelo malo. Temu bi raje rekla – bližnja znanstva. Teh je seveda kar veliko. Tudi z besedo »pomemben« sem zelo previdna. Zame namreč ni a priori pomemben posameznik na položaju, ampak predvsem, kako on (ona) deluje na tem položaju, kakšen odnos ima do (vseh!) ljudi in do okolja, kaj je s svojim delom pokazal, kaj je doprinesel k blaginji ljudi ali k ugledu naše države ali k izboljšanju našega ekosistema. In predvsem tak, ki ne zboli za višinsko boleznijo, ko pride na položaj.   

Katere izmed držav službeno še niste obiskali, pa bi jo želeli?

Avstralijo in Novo Zelandijo.

Dovolite za konec nekoliko bolj osebno vprašanje: aktivni ste tudi na družbenih omrežjih, predvsem na Facebooku in Instagramu. Ali vam položaj, ki ga zasedate, to dovoljuje oziroma, če vprašam drugače: se lahko na ta način pojavljate v javnosti le kot Ksenija Benedetti in ne kot šefinja državnega protokola?

Veste, težko je ločiti mene na funkciji in mene osebno. Vsi ljudje smo celota. In če je nekdo na javni funkciji, se mora te svoje funkcije zavedati tudi v zasebnem življenju, kar velja tudi glede pojavljanja na družbenih omrežjih. Pri svojih objavah sem vedno zelo previdna, nikoli ne komentiram političnih dogodkov, nikoli se politično ne opredeljujem in nikoli nisem do nikogar žaljiva. Rada pa sem igriva, rada objavim kakšno zanimivo fotografijo (pred kratkim sem imela v Ljubljani razstavo telefonskih fotografij), rada delim kakšno zanimivost ali dobro inteligentno šalo. Humor je pol zdravja, pravijo, imam ga izredno rada, tudi na svoj račun (smeh).