Digitalizacija glavne pisarne
Menite tudi vi, da je papir draga razvada? Ste trajnostno naravnani in tudi zato želite poslovati brezpapirno? Začnite z digitalizacijo glavne pisarne in znižajte stroške, pospešite poslovne procese ter zmanjšajte stres na delovnem mestu.
Za opravljanje in dokončanje delovnih nalog so v številnih podjetjih še vedno močno odvisni od fizičnih dokumentov. Medtem ko nekatere organizacije verjamejo, da jih uporaba papirja v njihovih procesih in sistemih naredi bolj organizirane, podjetja, ki zmanjšajo, ali celo odpravijo svojo odvisnost od papirja, dejansko postanejo učinkovitejša in uživajo tudi različne druge prednosti.
Prihranek časa
Čas, porabljen za arhiviranje, organiziranje in iskanje papirnatih dokumentov, je čas, ki bi ga lahko porabili za bolj produktivna opravila. Če poenostavimo, so digitalizirani dokumenti shranjeni v dobro organizirani digitalni kartoteki. In kako jih boste iskali? Z uporabo sistema za upravljanje digitalnih dokumentov boste lahko izkoristili iste možnosti iskanja, kot ste jih vajeni uporabljati v Googlu.
Čas, porabljen za arhiviranje, organiziranje in iskanje papirnatih dokumentov, je čas, ki bi ga lahko porabili za bolj produktivna opravila.
To pomeni, da lahko datoteke najdete s klikom na gumb veliko hitreje, kot če bi jih iskali z napornim in dolgotrajnim ročnim postopkom iskanja določene datoteke v mapi, za katero morda niti ne veste, kje je trenutno. Ste vedeli, da do pet zaposlenih v organizaciji na dan porabi več kot 25 minut za iskanje dokumentov, ki jih velikokrat ne najdejo.
Prihranek prostora
Papir zavzame veliko prostora in prav tako kartotečne omare ter posledično prostor za shranjevanje teh kartotečnih omar. Tudi knjige in knjižne police lahko predstavljajo izziv, ko jih nimate kam postaviti. Kar je še huje, papir se kopiči, pogosto hitreje, kot ga je mogoče razvrstiti in organizirati. To še posebej velja za panoge, ki imajo dolga obvezna obdobja hrambe dokumentov. Digitalizacija dokumentov vam omogoča njihovo shranjevanje na lokalni strežnik ali v oblak. Hramba digitalnih map pa zahteva veliko manj prostora kot fizični arhiv.
Izvedite varnostne ukrepe: zaščitite fizične in digitalne dokumente pred nepooblaščenim dostopom. To lahko vključuje zaklepanje kartotečnih omar, nastavitev gesel za digitalne dokumente in uporabo varnih rešitev za shranjevanje digitalnih dokumentov.
Zagotavljanje zakonsko skladnega varnega prostora za hrambo dokumentov, še posebej skladno z določbami ZVOP-2, zahteva visoke mesečne izdatke (protipožarni sistem, protivlomni sistem, sledljivost dostopa, pravilne klimatske razmere …). Že zdaj lahko pridobite ponudbe na Arhivu RS registriranih ponudnikov, ki vam storitve obračunajo na ključ in brez dodatnih stroškov po TM (10 rednikov za fizično gradivo) ali po GB (za vse digitalizirane ali digitalno izvorne dokumente).
Prihranek denarja
Brezpapirne pisarne lahko v enakem času obdelajo veliko večjo količino dokumentov kot tradicionalne pisarne v enakem času. Poleg tega digitalizacija zmanjša strošek za papir, tiskalnike, kartuše, poštnino, prostor za shranjevanje in čas, ki ga zaposleni porabijo za urejanje papirologije. Prihranek časa zaposlenih postane še posebej dragocen v zvezi z regulativnimi revizijami in ponavljajočimi se obsežnimi nalogami, kot je na primer povračilo stroškov zaposlenim.
Več v kategoriji Digitalno
Upravljanje družbenih omrežij: Nasveti, kako z nalogo opraviti z manj stresa
Ana Pintar
Kaj si mislijo vaši možgani, ko v e-pošti zaznajo novičnik?
Tanja Čajavec
Digitalna transformacija: vaš preživetveni vodnik digitalne dobe v 5 korakih
Nataša Centa
Obetavni trendi dela od doma in na daljavo v prihodnosti
