Kariera

Delo poslovnih sekretarjev v nenavadnih časih

Kakšni so običajni in kakšni nenavadni časi? Razliko opredeljujejo naše znanje, veščine in izkušnje. Kako se v posamezni situaciji oziroma ob posamezni nalogi znajdemo in jo rešimo? Če nismo pripravljeni, navajeni na izziv, je nenavaden, vsaj navidezno in v začetku težko rešljiv. Kadar se v kratkem času pojavi veliko nepredvidenih izzivov, s tem pa novih nalog ali načinov, kako jih opraviti, govorimo o nenavadnem času.

Sedanji čas, ko se soočamo z novimi pravili (ne)zmožnosti osebnih srečevanj in stikov, je res neobičajen. Niti najmanj nismo bili pripravljeni nanj. K sreči imamo možnost elektronskega komuniciranja, da naši stiki niso popolnoma pretrgani, ampak so le močno spremenjeni. Ko se bomo navadili na tak način komuniciranja, bo to povsem običajno. To seveda ne pomeni, da nam oddaljena bližina ne bo v marsičem zelo obremenjujoča. Hkrati pa lahko v teh nenavadnih razmerah najdemo nekatere odlične rešitve, ki jih bomo ohranili tudi v prihodnje, ko ne bo več ovir, da bi se fizično srečevali.

Nenavadni časi se pojavljajo z vsako nepredvideno spremembo. Delo v pisarni se je v informacijski dobi bistveno spremenilo. Še pred nekaj desetletji je tajnica predvsem izvajala manj zahtevne naloge po navodilih nadrejenega, danes pa poslovni sekretarji in sekretarke opravljajo zelo odgovorne naloge in opravila na različnih področjih dela. Odvisno od velikosti in organiziranosti vodenja podjetja ponekod različna dela opravlja ena oseba, drugje pa je delo razdeljeno med več oseb z različnimi nazivi. V več podjetjih poslovni sekretarji oziroma tim njih opravljajo tudi vodstveno organizacijsko delo, delo z dokumenti in kartotekami, kadrovsko odločanje, razporejanje in evidentiranje, komunicirajo s strankami in odgovarjajo na pošto, opravljajo fakturiranje in del računovodskega dela. Zato morajo biti tajnice oziroma poslovni sekretarji veliko širše izobraženi kot v preteklosti. Nikakor ne zadošča več administrativna šola, ampak se zahteva visokošolska izobrazba ekonomske, upravne, pravne ali katere druge smeri. Tajnice pa se morajo nenehno izpopolnjevati in izobraževati na različnih (spletnih) seminarjih in podobno.

Dela, ki jih opravljajo poslovne sekretarke/ji, lahko razdelimo v več sklopov.

Vodstveno-organizacijska dela

Poslovna sekretarka mora biti vključena v pomembne vodstveno-organizacijske naloge. Zadolžitve so seveda močno odvisne od velikosti podjetja in razmišljanja glavnega vodje. Dober vodja bo v vodenje podjetja vključil vse, ki dobro poznajo posamezne segmente delovne organizacije.

V večjih podjetjih mora glavni vodja porazdeliti naloge in kompetence med poslovne sekretarje, da se zaposleni lahko obračajo nanje. Poslovni sekretarji spremljajo spremembe zakonodaje in odgovarjajo na vprašanja posameznih delavcev na njihova vprašanja. Dobra poslovna sekretarka lahko opravi številne naloge, ki jih je prej opravljal direktor.

Ob množici različnih sprememb in zbiranja podatkov si dela tajnice ne moremo več predstavljati brez sodobne IT rešitve. Ta zelo pomaga pri načrtovanju in spremljanju dela, analizah in delu v skladu z zakonodajo.

Veščina komunikacije je nekaterim že prirojena, veliko pa se je da naučiti. Od načina komunikacije je pogosto odvisna uspešnost poslovnega dopisa, prošnje ali pritožbe.

Delo z dokumenti

Vsakodnevno, rutinsko in nenavadno je tudi delo z različnimi dokumenti. Mednje sodijo pogodbe, dopisi, poročila, zapisniki, sklepi sestankov, ponudbe idr. Številni dokumenti so v elektronski obliki, zelo veliko pa jih je še vedno natisnjenih na papirju.


Več v kategoriji Kariera

Več člankov iz te kategorije