Bistvo najboljše podpore se skriva drugje kot v vodenju urnikov

Kongres ADMA bo maja v Portorožu gostil več kot 450 udeležencev, ki delujejo na področju podpore menedžmentu. Konferenco je od njenih začetkov do danes zaznamovala konkretna sprememba poklica – tako pri vsebini delovnih nalog kot pri nazivih delovnih mest udeležencev. Kako vidijo prihodnost tega poklica, smo povprašali štiri slovenske menedžerje: mag. Radivoja Nardina, direktorja Splošne bolnišnice Izola, Gregorja Jamnika, generalnega direktorja Hotela Slon in City Hotela, mag. Marka Zidanška, direktorja podjetja Simbio, in Primoža Kovačiča, partnerja v podjetju Ernst & Young. Vse štiri bomo gostili tudi na sobotni okrogli mizi kongresa ADMA, ki jo bo moderiral športni psiholog dr. Matej Tušak.

Polona Koštomaj

Facebook
Twitter
LinkedIn

Tajnice so nekoč opravljale predvsem rutinska opravila z nizko dodano vrednostjo. Zakaj beseda tajnice? Nekaj desetletij nazaj je bilo to resnično le žensko delovno mesto, danes med te poklice počasi vstopajo tudi moški. Njihove delovne naloge so bile večinoma narekovane in omejene na področje štirih sten njihove pisarne.

Elektronska pošta, pametni telefoni, elektronski koledarji in številne druge tehnološke novosti so ta poklic konkretno preobrnile. Menedžerjem so prinesle več samozadostnosti. In z obdobjem recesije so bila ta delovna mesta med prvimi za odpis, ko se je klestilo stroške. Res je, da si dandanes lahko skorajda vsak sam vodi svoj urnik sestankov, rezervira let ali hotelsko sobo oziroma pripravi različna poročila in prezentacije. A bistvo najboljše podpore se skriva drugje. Katere nepotrebne skrbi in delo lahko odvzame vodstvu, da lahko svoj čas čim bolje izkoristi? Bolj ko lahko poslovni asistent »razmišlja« namesto svojega šefa, večjo vrednost dodaja. Adam Fidler, lastnik in ustanovitelj britanske akademije za poslovne asistente, uči, da najboljši asistenti opravljajo tisto, čemur pravimo »obratno mentorstvo«, in s tem svojim nadrejenim pomagajo postati boljši voditelji oziroma pomagajo, da postanejo še bolj »izvršni«.

Danes zavedanje, da lahko poslovni asistent ogromno prispeva k večji učinkovitosti na vseh ravneh delovanja organizacije, ponovno raste.

Tehnologija nam na področju administrativne podpore prinaša vedno sposobnejše in pametnejše rešitve. A kot je dejal Reggie Love, osebni asistent nekdanjega predsednika Baracka Obame, je ključ do najuspešnejšega sodelovanja med menedžerjem in poslovnim asistentom v grajenju odnosov in v zaupanju. Danes zavedanje, da lahko poslovni asistent ogromno prispeva k večji učinkovitosti na vseh ravneh delovanja organizacije, ponovno raste. Poslovni asistent in menedžer nove ere delujeta kot partnerja. »Vprašajte Trudy,« je bil najpogostejši odgovor Kevina Robertsa, nekdanjega CEO marketinške agencije Saatchi & Saatchi, na številna in raznolika vprašanja sodelavcev. Trudy – njegovo namestnico, kadrovsko menedžerko, predstavnico za stike z javnostjo? Ne, Trudy Vitti, njegovo poslovno asistentko. Ker je bil Roberts na poti tudi po več tednov hkrati, je vodenje pisarne v njegovi odsotnosti popolnoma zaupal Trudy.

Kako pa na svoje poslovne asistente gledajo slovenski menedžerji? Kje vidijo največjo dodano vrednost svojih poslovnih asistentov pri uspešnem delovanju organizacij

Gregor Jamnik se strinja, da je sodoben poslovni asistent oziroma poslovna sekretarka pravi poslovni partner vsakega uspešnega menedžerja: “Ravno delovno mesto poslovne sekretarke/sekretarja se je v dobi digitalizacije poslovanja najbolj spremenilo. Klasična funkcija tega poklica tako hitro izginja v pozabo, saj imamo vsi menedžerji tako na mobilnih telefonih kot na računalnikih popolno pisarno, ki jo mobilno tudi pregledujemo in urejamo. Prav tako sami beremo elektronsko pošto ter sami pišemo dopise. Zato smo naše sekretarke/sekretarje obremenili z novimi zadolžitvami predvsem s področja upravljanja s človeškimi viri. Tako ima ta poklic v našem podjetju novo veljavo, širši pogled in večjo odgovornost. Sekretarka/sekretar tako po novem v širšem smislu dopolnjuje delo menedžerja. Za uspeh tandema sekretarka/sekretar in menedžer je torej ključnega pomena njuna komunikacija, tesna povezanost, zaupanje, intuicija, skrb in odgovornost."

Mag. Radivoj Nardin pa vlogo menedžerja primerja z delom dirigenta, ki mora poskrbeti, da iz svojega orkestra izvabi najboljše in še več, da je pesem odigrana pravilno in da zveni odlično.

“Največjo dodatno vrednost poslovnih asistentov pri uspešnem delovanju naše organizacije vidim v tem, da menedžer praviloma ni strokovnjak posameznih področij in je zato ključnega pomena, da ima okrog sebe podjetne ter sposobne asistente, ki imajo poleg velikega znanja s svojega področja tudi sposobnost vodenja ljudi. Delovno mesto poslovnega asistenta je naporno, zahteva razumevanje različnih področij poslovanja, biti mora pripravljen na drugačnost in riziko ter sprejemanje novitet. V ozadju mora biti zagotovo trdna oseba s prav tako trdno družino, ki jo podpira," je prepričan Nardin.

Da je podpora menedžmentu ena pomembnejših funkcij v podjetju, pravi tudi mag. Marko Zidanšek: “V današnjih časih (pre)obilja informacij je neke vrste 'filter' skoraj neomejenih količin informacij, ki jih mora smiselno razvrstiti po prioritetah (kaj lahko opravi sama in za kaj potrebuje odobritev). Za tako pomembno funkcijo v informacijski dobi, ko vemo, da so 'informacije denar', menedžer potrebuje ob sebi zanesljivo, zaupanja vredno, iznajdljivo in razgledano osebo, ki obvlada tako komunikacijske spretnosti in vse oblike elektronskega poslovanja, hkrati pa mora biti tudi odločna in energična, da zna postaviti meje in sprejeti odgovornost. Vse to je za uspešno poslovanje podjetja zelo pomembno.”

Primož Kovačič nadaljuje, da je vsako delovno mesto v podjetju enako pomembno, saj vsako nosi svoje odgovornosti do notranjih ter zunanjih deležnikov: “S tem mislim tako na podporo notranjim organizacijskim procesom kot tudi na predstavitev podjetja zunanjim partnerjem.” Pri sestavi delovnih ekip in procesov stremi k homogenosti ekipe, ki se dopolnjuje na področju znanja in veščin: “Tak je tudi način sodelovanja med menedžerjem ter poslovnim asistentom/asistentko. Gre za sodelovanje na nivoju medsebojnega zaupanja, ki nastane na podlagi dolgoročnega sodelovanja. Pomembnost delovnega mesta poslovnega asistenta/asistentke narašča in prav je tako. Velikokrat je poslovni asistent med prvimi, ki pride v stik z novo oziroma potencialno stranko. Menim, da delovno mesto poslovnega asistenta terja osebo z ambicijami, željo po znanju in izpopolnjevanju ter osebnostno zrelo osebo, ki razume poslovne zahteve sodobne družbe in podjetij.”

O četrti industrijski revoluciji se vsi štirje strinjajo, da predstavlja prej priložnost kot grožnjo, saj ponuja nove možnosti. 

“Menim, da je vsak tehnološki napredek olajšal naša življenja in tako verjamem, da nam ga bo tudi četrta industrijska revolucija s svojim on-line poslovanjem, umetno inteligenco, pametnimi sistemi,” pravi mag. Marko Zidanšek in nadaljuje: “Gotovo so določena delovna mesta ogrožena ali bodo doživela preobrazbo, kot na primer poklic poslovnega asistenta. Dejstvo je, da veliki razvojni koraki zahtevajo proaktivno prilagajanje menedžerjev v smeri t. i. mehkih veščin, kot so osredotočenost na stranke, reševanje problemov, upravljanje kriznega komuniciranja, ustvarjalno in kritično razmišljanje ter uporaba digitalnih/družbenih medijev. Temu morajo slediti tudi njihovi poslovni asistenti, zato ne verjamem, da so tovrstna delovna mesta ogrožena, ampak bodo terjala druge veščine, znanja in spretnosti.”

Primož Kovačič dodaja, da glede četrte industrijske revolucije obstaja veliko ugibanj, kaj bo po tem: “Vsaka napoved je do določene mere negotova, zato težko rečem, kaj bo. Lahko pa verjetno rečemo, da vsaka sprememba predstavlja pozitivne ter negativne učinke. Referenco lahko iščemo v mednarodnem okolju, kjer je del industrijske revolucije že dodobra zaživel – tam posebnih učinkov, v primerjavi z drugimi spremembami, na ta poklic niso opazili.

“Dobro organizirano in učinkovito poslovanje je temeljna konkurenčna sposobnost,” pravi Mag. Radivoj Nardin, “vse drugo je samo orodje pri doseganju ciljev podjetja, tako je tudi vsaka industrijska ali tehnološka revolucija oz. sprememba, če jo dobro razumeš in jo znaš uporabiti, nedvomno zelo koristna“.

Gregor Jamnik pa v ospredje postavlja talente, ki jih nosi vsak posameznik: “Dosedanje meje poklicev se brišejo, zato ni več pomembno, za katero delovno mesto je človek usposobljen, temveč kakšne talente ima in kako jih lahko v podjetju najbolje izkoristi. Danes si uspešen le, če si na svojem področju talentiran, in ravno tehnologija nam omogoča, da prestopimo meje naših delovnih mest in poklicev in izstopimo iz svojih okvirov delovanja. Le tako bomo v prihodnje bolj kreativni in inovativni, kar nas bo naredilo drugačne in boljše od konkurence. Tako bomo postali bolj uspešni in ustvarjali višjo dodano vrednost.”