ADMA SE PREDSTAVI

Alma Čeman: »Zame dobra poslovna podpora temelji predvsem na dobri komunikaciji«

IZOBRAZBA: Organizatorka socialne mreže (VI)
DELOVNO MESTO: poslovna asistentka
PODJETJE: KMAG Kia Motors Adria Group

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Sem oseba, ki včasih živi življenje tako, kot ji je dano, večinoma pa tako kot ga želi – ker točno vem, kaj mi je pomembno in za kaj se moram boriti, da bo cilj dosežen in uspeh zagotovljen. V zasebnem življenju so moje glavne naloge biti mama, žena in prijateljica. V poslovnem svetu pa sem delavka, ki želi imeti svoje delo vedno pod nadzorom in dobro opravljeno. Besede, ki me opišejo: realna, iskrena, socialna in psihologinja – tako mi pravijo prijatelji (smeh).

Kako vas je zaneslo na to poklicno pot?

Na to poklicno pot me je zaneslo povsem po naključju, ko so me iz podjetja našli na zaposlitvenem portalu in poklicali na razgovor. Zdelo se mi je, da smo se takoj »ujeli« in tako sem začela z delom že čez nekaj dni. Pritegnili so me predvsem politika podjetja, raznolikost dela in veliko možnosti za osebni ter karierni razvoj.

Koliko let ste na trenutnem delovnem mestu in kaj vse obsega vaše delo?

To delo opravljam štiri leta. Obsega pa: sprejem klicev, sprejem gostov in poslovnih partnerjev, organizacija sestankov, poslovnih potovanj, poslovnih kosil in ostalih dogodkov, iskanje raznih ponudb, sprejem in vpis prejete pošte, vnos prejetih računov in priprava za knjiženje, skrb za pogodbe in ostalo dokumentacijo, vodenje raznih evidenc, pisanje dopisov, naročanje pisarniškega materiala ter hrane in pijače, pomoč pri več oddelkih podjetja (največ kadrovska služba in računovodstvo), pomoč direktorjem in vodjem oddelkov ter ostala razna dela po navodilih nadrejenega.

Kakšna je po vašem mnenju dobra poslovna podpora?

Najprej bi poudarila – če vodstvo želi dobro poslovno podporo, morajo biti z osebo, ki podporo nudi, iskreni, neposredni in si vzeti čas za odgovore na morebitna vprašanja. Ker le na takšen način lahko oseba nudi popolno podporo in ne prihaja do nepotrebnih nesporazumov in napak. Glede podpore – pa mora biti oseba predvsem iznajdljiva v raznih situacijah, zmožna opravljati več stvari hkrati in imeti dober občutek za delo z ljudmi. Torej zame dobra poslovna podpora temelji predvsem na dobri komunikaciji.

Bi rekli, da se je vaš poklic čez čas precej preoblikoval?

Da. Od poslovnih asistentov se v zadnjem času zahteva bistveno več kot nekoč. Včasih je bila to »tajnica«, ki je opravljala le nekaj nalog in se je držala dnevne poslovne rutine, delo je bilo predvidljivo. Danes je to oseba, ki opravlja vse mogoče naloge in niti en delovni dan si ni enak, delo je vedno bolj nepredvidljivo in tudi stresno.

Se je pri vašem delu kaj spremenilo, odkar nam je pandemija življenje (in delo) obrnila na glavo?

V času pandemije je bilo moje delo zelo drugačno od tega, česar sem bila vajena in dela sem imela več kot običajno, saj sem poleg svojih nalog urejala še razne zadeve, vezane na pandemijo (od zaščitne opreme, testov, raznih potrdil, navodil …). Iz danes na jutri se je situacija spreminjala in vedno sem morala biti pripravljena na hiter odziv nanjo. Moje delo je potekalo deloma od doma, deloma pa sem še vedno morala biti prisotna v naših poslovnih prostorih, tudi ko so bili vsi ostali doma, ker drugače preprosto ni šlo oziroma delo ne bi potekalo nemoteno.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati dela?

Brez računalnika in telefona. Oba sta zame nujno potrebna, da je delo opravljeno hitro in kakovostno. Telefon za hitro komunikacijo kjer koli in kadar koli. Računalnik pa za vse podatke in delo, ki je 80 % vezano nanj.

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

Razna izobraževanja se mi zdijo zelo pomembna, ker se stvari danes tako hitro spreminjajo in vse napreduje, da bi brez tega težko sledili. Če se posameznik ne izobražuje, ostane za vedno na eni točki, čeprav »gre okrog njega vse naprej« in to ni dobro ne za posameznika ne za podjetje.

Kaj vas navdušuje in motivira?

Pri mojem delu me navdušuje to, da kljub ogromno administrativnim nalogam še vedno lahko veliko delam z ljudmi (sodelavci, poslovni partnerji, stranke …), ker to res potrebujem in ne zmorem biti »zaprta« v pisarni. Najbolj pa me motivirajo naloge, za katere se moram resnično potruditi, da uspejo, in sem na koncu tudi pohvaljena ter nagrajena za dober rezultat oziroma izid.

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

Največji izzivi so mi naloge, katerih končni izid ni odvisen samo od mene. Saj veste, zaneseš se lahko samo nase, za druge ne moreš vedeti, kako bo. In takrat poleg dela, ki ga moraš opraviti, še premlevaš razne situacije in iščeš kombinacije, rešitve … Nekako ne moreš delati sproščeno in zato je toliko težje. S tem pa se spopadam tako, da nenehno preverjam »kje in na čem smo«, da je lahko stvar čim bolj pod nadzorom.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Prednosti: veliko se lahko naučiš o sebi in drugih; spoznaš poslovni svet in ga vedno bolj razumeš; dobiš ogromno izkušenj na različnih področjih.

Slabosti: delo je lahko preveč stresno in začne posegati tudi v zasebno življenje; kadar gre kaj narobe, si običajno ti krivec, čeprav je v situacijo vpetih več oseb oziroma dejavnikov; premalo cenjen poklic.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot, bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Da, bi se odločila, ker mi je odprlo popolnoma nova obzorja in sem ob opravljanju tega poklica tudi osebnostno zrastla.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Rekla bi, da znam nadzorovati svoja čustva in se razumno odzivati na stresne situacije, zato ne prihaja do »kriznih trenutkov«. Včasih se seveda zgodi, da je tudi meni vsega preveč, a se znam hitro »resetirati« in nadaljevati. Stresa se najlažje znebim s sprehodom in dobro glasbo.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati del poslovne podpore?

Svetovala bi, naj svoje delovne naloge, ki jih dobi od nadrejenega, opravlja tako, kot če bi jih opravljal sam zase, in zadovoljstvo ter uspeh bosta zagotovljena z obeh strani.

Kaj počnete v prostem času?

Prosti čas najraje preživim z družino in prijatelji, ker mi veliko pomenijo in se ob njih resnično dobro počutim ter me napolnijo z novo energijo. Ni pomembno, kaj točno počnem (lahko samo sedim v tišini, počnem kaj norega … odprta sem za vse), če sem obdana s pravimi osebami, je to zame sprostitev in odlično izkoriščen čas.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

Obkroženi z idioti – Thomas Erikson. To je knjiga, ki nam razloži, zakaj se nam skoraj vsi okrog nas zdijo »malo čudni« in jih ne moremo razumeti. Pokaže nam štiri vrste osebnosti in njihove značilnosti. Je zabavna, a vseeno poučna. In dejansko, ko jo bereš, pred sabo vidiš obraze ljudi, ki jih prepoznaš v opisih. Tudi nasploh zelo rada berem razne knjige o psihologiji človeka.

Kje se vidite v prihodnjih petih letih?

Ne morem odgovoriti, kaj točno bi počela, ker sem odprta za različne poslovne poti, vidim pa se še stopničko višje, kot sem zdaj. Z novimi izkušnjami in znanjem. Zagotovo pa je to neko delo, ki mi dopušča uporabiti tudi svoje ideje in kreativnost.