ADMA SE PREDSTAVI: Irena Špoljar

IME IN PRIIMEK: Irena Špoljar
IZOBRAZBA: poslovna sekretarka
DELOVNO MESTO: vodja tajništva generalnega direktorja
PODJETJE: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije
Udeleženka kongresa ali posveta ADMA: DA

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Mama dveh hčera, ki sta me že okronali za babico. Sicer sem komunikativna, odgovorna, dobrovoljna, urejena, prilagodljiva. 

Koliko let ste na trenutnem delovnem mestu?

Od marca 2003, torej 16 let. Sicer pa drugo leto zaključujem in se odpravljam odkrivat tretje življenjsko obdobje.

Zakaj ste se odločili postati poslovna sekretarka?

Tako je nanesla priložnost. Prva zaposlitev je bila v bookingu Adrie Airways, zatem sem bila 13 let zaposlena v Metalki na različnih tajniških delih. Preizkusila sem se tudi v manjšem zasebnem podjetju, kjer sem pridobila veliko znanja. Nadaljevala sem v elektrogospodarstvu in leta 2003 prestopila v zdravstveno zavarovalniške vode.

Rada delam z ljudmi, čeprav je lahko naporno, saj smo si zelo različni.

Kaj vse obsega vaše delo?

Tajništvo generalnega direktorja je istočasno tudi tajništvo direkcije, zato so določene naloge obširne. Veliko je organiziranja in koordiniranja internih in eksternih sestankov, vodenje koledarja in evidenc generalnega direktorja, izdaje gradiv, distribucije dokumentacije, izdelave zapisnikov tedenskih kolegijev, selekcioniranje pošte, poskrbim za organizacijo dogodkov, letalskih vozovnic in namestitev za zaposlene, pogostitve ...

Katere so glavne spremembe, ki ste jih zaznali pri svojem delu, odkar ste na tem delovnem mestu?

Spremembe so moje stalnice, zamenjala sem tri generalne direktorje. Dva sta celo nadaljevala poslovno pot kot ministra, na ta račun se dostikrat pošalimo. Vsako vodstvo ima svoj pristop, način dela in komuniciranje. Veliko sprememb je v tehnični podpori − informatizaciji, za kar vsa pohvala strokovnim delavcem na ZZZS.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati svojega dela?

Mobilnega telefona, prenosnega računalnika in vse programske opreme, ki nam olajša delo. Pa tudi brez svinčnika in beležke ne gre − stara šola!

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

V javni upravi je nagrajevanje omejeno, zato je izobraževanje, ki si ga sam izbereš, tudi nagrada in motivacija. Imam srečo, da se lahko izobražujem tudi na delavnicah, ki so organizirane za vodstvo zavoda, me pa vsako leto motivira in napolni z energijo kongres ADMA.

Želim si biti zdrava, zadovoljna in »nimam časa« upokojenka.

Kaj vas navdušuje in motivira?

Ko dobro opravim nalogo, se to opazi in pohvali. Še posebej če ti vodja reče »tole je pa hudičevo dobro narejeno«.

Katere tuje jezike obvladate?

Povprečno znanje angleščine, nekoliko nemščine, srbohrvaščino (še obvezen predmet v osnovni šoli).

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

Menjava vodstva, ko ne veš, kakšne bodo zahteve, pričakovanja … Ko pa vidiš, da se vedno najde pot, če si to obe strani želita, še posebej če izbereš profesionalen odnos, skušaš reševati težave tudi s nasmehom, potrpežljivostjo, humorjem, lahko mirno odideš in se z veseljem naslednji dan vrneš na delo.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Rada delam z ljudmi, čeprav je lahko naporno, saj smo si zelo različni.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot, bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Z veseljem bi se odločila za takšno delo, saj se mi zdi, da mi je pisano na kožo.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Če se ne morem dogovoriti za kavo ali pohajkovanje po trgovinah s prijateljicami ali nasmejane trenutke z vnučki, potem mi pomaga ustvarjanje za štedilnikom, vrtnarjenje, ko je pa že hudo, pa kolesarjenje v najbližji klanec.

Kakšen je po vašem mnenju dober poslovni asistent?

Dobro organiziran, proaktiven, nekonflikten, ustvarja prijetno vzdušje, zna poslušati, koordinator v vse smeri.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati poslovni asistent?

Če si organizirana oseba, skrbna, prijazna, ti ni težko vedno delati po najboljših močeh …, potem ti to zmoreš!

Kaj počnete v prostem času?

Rada kuham, se zabavam s kužkom Fiftyjem, ki so mi ga hčere kupile za 50 let, tečem, smučam, kolesarim, vrtnarim, berem, potujem v tople kraje, hodim po peščenih plažah ... neprecenljivi pa so trenutki z vnukoma Svitom in Niko.

Kje ste bili nazadnje na dopustu in kam bi radi odpotovali?

Marca na zaključku sezone smučanja, za 1. maj sem imela v načrtu dopustovati na morju, pa mi je vreme preprečilo. Poleti v kampu v Istri ali z jadrnico po Jadranu, novembra pa zagotovo na Kanarske otoke.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

Satanski stihi od Salmana Rushdieja.

Kje se vidite v prihodnjih petih letih?

Želim si biti zdrava, zadovoljna in »nimam časa« upokojenka.