Adam Fidler: Nihče ni napredoval zato, ker je bil dober pri vodenju koledarja ali ker obvlada Word

Britanec Adam Fidler je lastnik in ustanovitelj Akademije Adama Fidlerja, eden svetovno najbolj priljubljenih in zaželenih trenerjev, ki izobražuje, navdihuje in motivira poslovne asistente, tajnice in zaposlene v pisarniškem poslovanju v najuspešnejših podjetjih po vsem svetu.

Maja Fister

Facebook
Twitter
Google Plus
LinkedIn

Maja prihaja tudi na Kongres ADMA, na katerem bo v 90-minutnem predavanju Presezite tradicionalna pričakovanja: Spreminjajoča se vloga poslovnega asistenta predstavil koncepte in učne modele, ki vodijo k razvoju poklica osebnega in poslovnega asistenta proti srednjemu managementu in so osnova za asistente pri odličnosti delovanja v modernem poslovnem okolju. Adam Fidler vam bo vlil samozavest in samozaupanje s tem, ko vas bo obogatil s strategijami in orodji za večjo učinkovitost pri opravljanju svoje poklicne vloge.

Med drugimi strokovnimi znanji, ki jih imate, slovite tudi kot strokovni trener in predavatelj za izvršne asistente. Kateri so bili ključni mejniki, ki so vas navdihnili, da ste se lotili tega, kar počnete?

V starih časih so bili opisi delovnih mest napisani in vklesani v kamen. To je zelo stara šola. Novi poslovni asistenti danes dejansko uživajo vpliv in spoštovanje za prispevek k uspehu organizacije. Svet je danes zelo drugačen, zato se moramo temu prilagoditi.

Na svoji poslovni poti sem prešel od tajnika, prek poslovnega asistenta do višjega izvršnega asistenta. Več let sem bil tajnik, od nadrejenih pa sem dobival navodila, kaj moram narediti. Toda, ko sem napredoval na delovno mesto višjega izvršnega asistenta, se je moja vloga spremenila, saj se je od mene nenadoma začelo pričakovati, da bom veliko odločitev sprejel sam. Prej je do mene pristopil nadrejeni in mi dejal: »Naslednji teden, prosim, organizirajte konferenco, povabite te ljudi in za izvršni odbor organizirajte večerjo.« Kar mi je bilo rečeno, sem izpolnil.

V moji novi vlogi pa mi je novi nadrejeni zgolj dejal: »Razmišljam o tem, da bi naslednji četrtek imeli sestanek izvršnega odbora ...« in zapustil pisarno. Ostal sem sam in razmišljal, kaj dejansko želi, da naredim? Naučil sem se, da se je na tej ravni od mene pričakovalo, da bom sam imel zamisli, da bom pri tem ustvarjalen in da bom v takem primeru za nadrejenega pripravil osnutek dnevnega reda in razmišljal: »Če bi bil jaz izvršni direktor, kaj bi potreboval za sestanek izvršnega odbora?« In to je bil naporen prehod.

Od takrat naprej sem razvil strateško zavedanje, da moram postati ustvarjalec in oblikovalec vsebine ter da moram biti seznanjen z vsem, kar se dogaja v podjetju. Postal sem poln udeleženec in vodja v nasprotju z opazovalcem. Dobrih 20 let izkušenj s takimi in podobnimi situacijami in pridobitev kvalifikacije učitelja leta 2008 je pomenilo, da sem imel idealno izhodišče za izobraževanje in usposabljanje poslovnih asistentov. Nisem prepričan, da lahko nekdo, ki sam ni šel skozi vse to, o tem »poučuje«; nisem prepričan, da nekdo, ki sam ni naredil korakov poslovnega asistenta, lahko razume zapletenost, vse odtenke in zahteve, s katerimi se danes poslovni asistenti soočajo. Seveda svoje slušatelje poučujem z vidika »teorije«. Zato vsebina mojih predavanj slovi kot napredna in zahtevna. Poučujem pa tudi z vidika konteksta vloge, saj sem jo nekoč tudi sam imel, iz svoje prakse pa lahko pripeljem številne ponazoritve praktičnih strategij, kako so lahko poslovni asistenti in izvršni asistenti v svojih vlogah še učinkovitejši.

Kakšno izobraževanje ponuja Akademija Adama Fidlerja?

Akademija Adama Fidlerja je mednarodna šola za izvršne asistente, ki nudi poučevanje, usposabljanje in samorazvoj poslovnih asistentov, izvršnih asistentov in direktorjev, ki zagotavljajo podporo poslovanju. Sem ustanovitelj, avtor in predavatelj dveh najbolj iskanih tečajev za korporativno izvršno in poslovno asistenco v Združenem kraljestvu Get Ahead as an Executive PA in The Strategic Executive Assistant, ki sta redno organizirana tako v Združenem kraljestvu kot tudi na mednarodni ravni. Svoje korporativne izkušnje na najvišji menedžerski ravni sem nabiral v številnih blue chip družbah, vključno z Boots PLC in Bank of America, ter kot zasebni poslovni asistent zelo znanega izvršnega direktorja.

Najboljši asistenti opravljajo tisto, čemur pravimo »obratno mentorstvo« in s čimer svojim nadrejenim pomagajo postati boljši voditelji. Vrhunski asistent svojemu izvršnemu direktorju pomaga, da postane še bolj »izvršni«.

V čem se Akademija Adama Fidlerja razlikuje od drugih izvajalcev usposabljanja za delovna mesta sekretarja in poslovnega asistenta?

Vlogo pravega izvršnega asistenta znamo pri nas izraziti, povezati v ustrezen kontekst, postaviti in opisati na način, za katerega pred tem nisem zasledil, da bi bil široko prisoten. Ne gre za to, da bi bilo to, kar jaz ponujam ali kar menim ali kar učim asistente, jedrska fizika ali nekaj popolnoma novega, temveč za to, da pri drugih učiteljih in avtorjih nisem videl, da bi te vsebine poučevali in o njih pisali na ta način in na taki ravni, kot to počnem sam. To funkcijo štejem za »vodstveno« oziroma tako, ki zahteva vodstvene sposobnosti, zato o njej tudi ne opletam s tradicionalnim tajniškim besednjakom. Kaj je torej tisto, kar programe Adama Fidlerja razlikuje od drugih? Zlasti gre za zelo kakovostno vsebino pod okriljem vodstvenega in tržnega zavedanja in ne za tajniško učenje. Prav tako gre za to, da od tega izobraževanja udeleženci pridobijo nekaj, kar jim bo takoj koristilo in kar bo imelo uporabno vrednost tudi v prihodnosti. Na teh izobraževanjih namenjam precej več pozornosti vodstvenemu usposabljanju in osebnemu razvoju, saj je to tisto, kar bo asistent prihodnosti potreboval, če bo želel napredovati.

Katere veščine bi moral izobraževalni sistem za poslovno asistenco začeti spodbujati več, kar denimo pogrešamo v tradicionalnem izobraževalnem sistemu?

Akademija Adama Fidlerja še vedno opredeljuje izvršnega asistenta kot osebo, ki mora temeljito poznavati poslovanje, hkrati pa mora biti sposobna obravnavati strateške odločitve in biti sposobna voditi, upravljati, biti osredinjena na rešitve ter delovati z večjo avtonomijo in večjo neodvisnostjo. Zato asistenti, ki želijo zrasti, pridejo k nam. Zavedajo se namreč, da morajo razviti neodvisnost misli in delovanja. Njihove vloge bi morale biti zasnovane tako, da podpirajo širšo organizacijo, ne le vodstva. Velika stvar, ki se je naučijo, je, da lahko sami po sebi vplivajo – in ne le prek izvršnega direktorja, ki ga podpirajo. Prav tako morajo današnji izvršni asistenti na svojih delovnih mestih bolj vedeti »kako«, saj ni več pomembno le »kaj« delajo, temveč zlasti kako komunicirajo in kako ravnajo z ljudmi in kako delujejo vodilno in vodstveno.

Prav tako spodbujamo stališče, da današnji poslovni asistenti in izvršni asistenti delujejo v »partnerstvu«, pa vendar je lahko tudi to še vedno omejujoče, saj lahko pomeni, da je vaše delo vedno in zgolj usklajeno z izvršnim direktorjem. Sodelovanje z višjim vodstvenim kadrom bo vedno glavnina dela, vendar hkrati asistente pozivam, naj postanejo »poslovni menedžerji«, kar pomeni, da oblikujejo svoja delovna mesta glede na poslovne potrebe, lastne potrebe in potrebe nadrejenega. V starih časih so bili opisi delovnih mest napisani in vklesani v kamen. To je zelo stara šola. Novi poslovni asistenti danes dejansko uživajo vpliv in spoštovanje za prispevek k uspehu organizacije. Svet je danes zelo drugačen, zato se moramo temu prilagoditi.

Če kot asistent menite, da je vaša naloga zgolj zagotavljanje podpore, vodenje koledarja in da se samo odzivate, si s tem delate medvedjo uslugo, saj zaradi pomanjkanja motivacije tako nikoli ne boste napredovali.

Kako se je v zadnjih nekaj letih vloga osebnega asistenta spremenila in katere vse nove naloge bo v naslednjih letih še dobil (in katere izgubil)?

Najboljši asistenti opravljajo tisto, čemur pravimo »obratno mentorstvo« in s čimer svojim nadrejenim pomagajo postati boljši voditelji. Vrhunski asistent svojemu izvršnemu direktorju pomaga, da postane še bolj »izvršni«. Asistenti bi se morali torej dejansko vprašati, kaj v izvršni asistent izvršni dejansko pomeni. To pomeni, da ima taka oseba vodstveno miselnost, osebni pogum in prepričanje, ki zna reči ne na ustrezen in diplomatski način ter ki deluje znotraj meja svoje vloge, ki jo pa mora prilagajati in oblikovati, odvisno od nadrejenega, ki ga podpira.

Vedno gre za vsebino dela in odgovornost, ko nastopi zelo resna situacija. Nihče ni napredoval zato, ker je bil dober pri vodenju koledarja ali ker obvlada Word, ker danes vsakdo zna voditi koledar in uporabljati Word. Napreduješ torej lahko le tako – in to se pozna tudi pri plači –, da pokažeš svoje vodstvene sposobnosti. Napredovanje pa potem prinese tudi večje priznanje in zaupanje, k čemur stremijo prav vsi poslovni asistenti. Morate biti osredotočeni na iskanje rešitev, morate znati napisati poslovni načrt, biti dovolj samozavestni za nastop pred izvršnim odborom, upravljati drugo osebje, skupaj z njihovim ocenjevanjem in pregledom uspešnosti. V preteklosti to niso bile naloge asistentov, temveč vodstvenega kadra. Ko odvzamemo avtomatizirane dejavnosti, kot sta vodenje koledarja in upravljanje tehnologije, in če je to vse vaše delo, potem nič ne ostane. Ustvariti morate novo vlogo in ta nova vloga je »menedžer«. Razlog, zakaj to deluje, je v tem, da ste kot asistent, ki počne te stvari, za nadrejenega cenejši, kot bi bil denimo vodja kabineta.

Kaj naredi izjemnega izvršnega oziroma osebnega asistenta?

Vloga izvršnega asistenta na najvišji ravni je »nevtralna«. Poglejte na to s poslovnega vidika – povzpnite se s plesišča na balkon. Naučiti sem se moral stopiti korak nazaj in uzreti širšo sliko. Z balkona lahko vidite, kaj deluje in kaj ne deluje, vidite ljudi, ki so usklajeni, in tiste, ki niso, tiste, ki plešejo v ritmu glasbe, in tiste, ki ne. Ko to storite, dobite popolnoma drugačen pogled. Če kot asistent menite, da je vaša naloga zgolj zagotavljanje podpore, vodenje koledarja in da se samo odzivate, si s tem delate medvedjo uslugo, saj zaradi pomanjkanja motivacije tako nikoli ne boste napredovali. Imeti morate tudi druga »žezla v ognju«, biti morate ekipni igralec ter sodelovati in voditi z zgledom. Množica spretnosti in lastnosti, ki se danes zahteva od asistentov, je ogromna. To je zelo težko delo.

Zato se vprašamo: kaj lahko asistent stori, da se na svojem delovnem mestu vzdigne in spremeni mnenja ljudi? Ne gre za to, kaj počnete, temveč kako to počnete. Vaše vedenje pravzaprav postane pomembnejše od tistega, kar dejansko počnete. Lastno vplivanje in samozavedanje vodi do čustvene inteligence, čustvene agilnosti, strateškega razmišljanja, dobrega komercialnega razumevanja in učinkovitosti, ne pa storilnosti. 

Kaj točno to pomeni? Storilnost je lahko avtomatizirana, učinkovitost pa je širša spretnost, ki se jo je treba naučiti. Kot asistenti si lahko vedno prizadevamo, da svoje delo opravimo ceneje, pametneje, hitreje, pravočasno, vendar pa je učinkovitost odločitev o tem, kako delati, kako ravnati in podpirati svojega šefa, še pomembnejša, saj so za to potrebne vodstvene sposobnosti.

Bolj kot lahko poslovni asistent »razmišlja« namesto svojega šefa, večjo vrednost dodaja in svojemu šefu prihrani dragoceni čas.

Sodobna tehnologija nam lajša življenje, vendar le, če vemo, kako jo uporabiti. Kaj lahko storijo poslovni asistenti (ali podjetja, v katerih delajo), da ostanejo v koraku s časom?

Na vsak način si prizadevajte ohranjati korak s tehnološkim razvojem in novimi sistemi. Številne organizacije danes na primer uporabljajo OneNote ali EverNote za sodelovanje in izmenjavo dokumentov, informacij in poteka dela. To je sicer v redu, ampak kot sem že navedel, ti »tehnološki« napredki niso več dovolj! Mehanistična vloga poslovnega asistenta, kot je denimo uporaba Worda in Excela, ni več nekaj, zaradi česar bi izstopal. Vsakdo obvlada »tehnologijo«, kot sta Word in Excel, zakaj bi bilo torej to nekaj izjemnega? Nadrejeni je lahko celo boljši pri uporabi tehnologije kot njegov poslovni asistent! Zato mora biti mehanistična vloga poslovnega asistenta uravnotežena in povezana z intelektualnim ali »miselnim« vidikom njegove vloge. Bolj kot lahko poslovni asistent »razmišlja« namesto svojega šefa, večjo vrednost dodaja in svojemu šefu prihrani dragoceni čas. 

Toda ali vsi nadrejeni želijo tako napredno mislečega asistenta? Ne, vsi ne. Nekateri nadrejeni še vedno želijo asistenta, ki bo tam sedel in počel, kot mu bo povedano, vendar tako delo ne bo preživelo, saj so prišli novi voditelji, ki so zelo ustvarjalni, zelo nenavadni in se s svojim asistentom želijo pogovoriti o tem, kaj si on misli o neki zadevi. V tem se ne uspe vsem asistentom enako hitro znajti, ker jim prej na tak način ni bilo treba razmišljati.

Na delo sem prihajal zgodaj in se vedno skušal vživeti v svojega šefa, misleč, kaj bi si sam želel ali kaj bi pričakoval, da bo moj asistent domislil, če bi bil sam šef. Vedno je treba izhajati iz tega, da se postavite v kožo svojega šefa in ne da izhajate iz svoje lastne kože. Zaradi tega vas bo nadrejeni cenil kot nekoga, ki je sposoben zagotavljati podporo na visoki ravni. Iz tega pa se razvije tisto, čemur pravimo samorefleksija in učna živahnost, pri čemer stopite korak nazaj in kritično ocenite svojo vlogo v smislu premisleka, kako bi bil lahko za svojega nadrejenega in celotno podjetje učinkovitejši.

Vloga osebnega asistenta ne bo preživela. Ostali bodo samo administratorji, njihovo delo pa bo bodisi avtomatizirano bodisi ga bodo opravljali delavci na nižjih položajih. Na najvišji ravni pa bomo imeli izvršne asistente, ki bodo imenovani »poslovni menedžer« ali »poslovna podpora za menedžerja«. Sčasoma bo šlo samo še za prispevanje k učinkovitosti organizacije, bodisi komercialno bodisi na operativni ravni. Asistenti so danes postavljeni pred izbiro: lahko se preobrazijo, dvignejo in pospešijo – kar jih veliko tudi počne – ali pa se lahko vrnejo in potencialno postanejo presežni. 

Tam, kjer vlada zmeda pri dojemanju vloge, je treba to bolj razjasniti. Asistent nima utemeljitve, teže ali načina uokvirjanja ali izražanja, kakšna bi morala biti njegova vloga, ali je ta v podjetju, v katerem dela, opredeljena. Morate biti elastični in samozavestni. To je zelo osamljeno delo, od nadrejenih pa niste deležni veliko podpore. Želja po napredovanju pride iz vas samih.

Če kot poslovni asistent nenehno iščete čustveno podporo ali povratne informacije, boste neprijetno presenečeni. Poslovni asistent pogosto dela neodvisno in je pogosto osamljen. Zato je nujno, da ohranja samospoštovanje, da je sposoben samoocenjevanja in da lahko premaga ovire.

Ali lahko navedete tri (ali več) orodij oziroma trikov, kako povečati učinkovitost na delovnem mestu?

Prvič, kot sem že omenil, se morajo poslovni asistenti in izvršni asistenti sčasoma odmakniti od plesišča (potopljeni v prevelike podrobnosti) in se povzpeti na balkon, s katerega dobijo boljši pogled nad celotno situacijo (pogled iz ptičje perspektive). Poslovni asistent lahko to doseže tako, da se udeležuje več sestankov in spremlja delo vodstva ali pa se udeležuje sestankov s svojimi šefi – kar mu bo razgrnilo povsem nov pogled.

Drugič, samodejno postanete učinkovitejši, če več berete – o panogi, sektorju ali poslovni enoti, pri kateri ste zaposleni. Berite to, kar bere vaš direktor, in spremljajte dogajanje v svoji panogi. Tako razvijete strateško znanje, ki vam omogoči, da zaznate kontekst onkraj dnevnih dogodkov. 

Tretjič, poslovni asistent se mora naučiti pogosteje spraševati. Glavni značilnosti poslovnega asistenta, ki razume svojo vlogo, sta nenehna radovednost in spraševanje nadrejenega »Zakaj to počnemo?« Ko si prizadevate ugotoviti, »zakaj«, direktorju pokažete, da si ne želite razumeti zgolj, kaj je treba storiti, ampak tudi zakaj je to treba storiti. Zato kot poslovni asistent postanete učinkovitejši odločevalec.

Katera so najboljša orodja za upravljanje čustev na delovnem mestu, zlasti če stvari ne gredo po načrtih?

O potrebi po boljšem upravljanju svojih čustev pri delu sem že veliko govoril. Z drugimi besedami, trda koža je še ena lastnost, ki jo mora imeti poslovni asistent, če želi preživeti v neizprosnem korporativnem svetu. Ni pravih »orodij«, ki se jih lahko naučimo čez noč, vendar sčasoma, če poznate sebe, svoje vrednote, motivacijo, svoje prednosti in slabosti ter razvoj, vam to samozavedanje omogoča večje samospoštovanje. Če kot poslovni asistent nenehno iščete čustveno podporo ali povratne informacije, boste neprijetno presenečeni. Poslovni asistent pogosto dela neodvisno in je pogosto osamljen. Zato je nujno, da ohranja samospoštovanje, da je sposoben samoocenjevanja in da lahko premaga ovire. Tudi samomotivacija je bistvena; če jo posameznik poveže s samozavedanjem, dobimo zelo čustveno inteligentnega poslovnega asistenta, ki lahko previhari tako dobre kot tudi slabe čase.

Zaupanje in samozavest sta tudi ključna dejavnika, ki lahko izboljšata našo učinkovitost. Toda kako ju lahko sploh okrepimo?

Veliko poslovnih asistentov, ki jih srečam, ne zaupa v svoje sposobnosti. Da, zaupanje je vsekakor pomembno, toda vera vase je tisto, za kar si mora poslovni asistent resnično prizadevati. V trenutku, ko spremenijo svoje prepričanje o sebi in svoji vlogi, se bodo okoli njih zgodile čudovite stvari, saj se ljudje začno drugače odzivati. 

Številni poslovni asistenti pogosto ne vzamejo v svoje roke opredelitev, kaj je njihova vloga. Ko veste, česa ne želite na delovnem mestu, to zelo jasno pokaže, kaj pravzaprav opravljati pri svojem delu. Pritegnili in razglašali boste delo, ki ga želite. Če od dela ne morete dobiti tega, kar želite, se lahko odločite oditi drugam. 

Pogovorite se s svojim šefom in ga prosite za večjo odgovornost in če lahko z njim sodelujete pri projektu. Odgovornost za to, koliko je posamezen asistent vpet v dogajanje, je na njem. Gre samo za pripravo na svojo naslednjo vlogo tako, da se preizkusi in si dokaže, kaj lahko doseže.

Svet poslovne asistence je statistično precej bolj zastopan z ženskami, kar pa ne pomeni, da ni moških, ki bi prav tako opravljali to delo. Ali menite, da so razlike v tem, kako eni in drugi zagrizejo v različne naloge?

Vemo, da so v Združenem kraljestvu v svetu poslovne asistence le v treh odstotkih moški. Po vsem svetu je ta delež še nekoliko nižji, in sicer dva odstotka. Danes imamo več moških, ki opravljajo delo poslovne in izvršne asistence, in menim, da se bo ta delež v prihodnjih letih povečal. Obstajajo razlike pri načinu, kako se dela loti moški ali ženska, o tem se piše v smislu tako imenovane spolne inteligence. Menim, da je vredno priznati, da se moški in ženske na delovnem mestu odzivamo in delujemo drugače – toda v uspešni ekipi se prednosti enih in drugih dopolnjujejo. Ali gre za poslovnega asistenta ali asistentko, mi je prav malo mar. Gre za to, ali ima posameznik dovolj kompetenc in ali je po ustreznih merilih verodostojen. Toda, ko razmišljamo o pristopu moških in žensk, se lahko pri obeh nekaj naučimo. Ne glede na to, ali gre za moškega ali žensko, je treba pri poslovni asistenci krepiti kritično razmišljanje in biti čustveno inteligenten. Najboljši poslovni in izvršni asistenti imajo poudarjeno čustveno inteligenco, hkrati pa so sposobni tudi lateralnega mišljenja in reševanja problemov. To ni nemogoče in če želimo gojiti oba vidika, si moramo vzeti čas tako za »razmišljanje« kot tudi za »delanje« ter se svojih nalog lotiti tako, da bomo imeli dovolj prostora za oboje.

Katere so še vaše druge strasti (nepovezane ali povezane z delom), o katerih bi se želeli v naslednjih letih izobraziti?

Navdušen sem nad samorazvojem nasploh. Ko ne poučujem ali raziskujem za svoje delo, veliko časa namenim branju o duhovnosti, veri in moči nezavednega. O čemerkoli človek »premišljuje« ali kakršnokoli že prepričanje goji o sebi, to na koncu določa njegovo vedenje in na koncu njegovo zunanjo resničnost. »Če ne izhajate od znotraj, ostanete brez,« je moje priljubljeno reklo. To pomeni, da vsak v sebi skriva odgovore, naučeni pa smo, da jih iščemo zunaj sebe. Ko nam uspe um utišati in premisliti o tem, kako se počutimo, uporabimo tehnike vizualizacije in afirmacije, lahko okrepimo svojo fizično resničnost. Verjemite mi, te metode sem uporabljal in jih uporabljam še danes in sem živi dokaz o moči nezavednega. To se mi zdi fascinantno. To mi je neverjetno pomagalo in lahko pomaga tudi drugim, da uresničijo svoje želje.

NE ZAMUDITE: Adam Fidler maja prihaja na Kongres ADMA, kjer bo predaval na 90-minutnem predavanju Presezite tradicionalna pričakovanja: Spreminjajoča se vloga poslovnega asistenta.