ADMA

7 preverjenih strategij za premagovanje motečih dejavnikov in povečanje produktivnosti pri delu

Sodobno delovno mesto je polno motečih dejavnikov, od obvestil iz družabnih omrežij, elektronske pošte in telefonskih klicev do sodelavcev, ki se ustavijo na klepetu ali pri vas želijo preveriti kaj, kar bi lahko preverili tudi sami. Čeprav se zdijo takšne “hitre” situacije neškodljive, vam preprečujejo, da bi hitreje in učinkoviteje opravili svoje delo. Da bi ostali produktivni in osredotočeni, je tukaj 7 preverjenih strategij, ki vam bodo v pomoč pri obvladovanju motečih dejavnikov, zaradi česar lahko bolje izkoristite svoj čas.

Delovno okolje naj bo čisto
Neurejen delovni prostor lahko močno odvrača pozornost in vodi k zmanjšanju produktivnosti. Zagotovo vas nered v kuhinji odvrne od kuhanja. Podobno je tudi v pisarni, zato poskrbite, da bo vaš delovni prostor čist in urejen. Morda zveni nenavadno, ampak je pomembno, da ohranjate tudi “čist” zaslon na računalniku. Če imate odprtih preveč oken in zavihkov, boste težko ostali osredotočeni. Zaprite vsa nepotrebna okna in zavihke ter uredite tiste, ki jih potrebujete. Tako boste lažje ostali osredotočeni na nalogo in se izognili motnjam, ki jih povzročajo dodatna okna in zavihki.
 
Vse, kar potrebujete za delo, imejte na dosegu roke
Če imate vse, kar potrebujete za delo, na dosegu roke, vam lahko pomaga, bo delo potekalo bistveno hitreje in enostavneje, kot če bi se morali do dokumentov ali tiskalnika sprehoditi v drug prostor. Poskrbite, da boste imeli pri roki vsa gradiva, dokumente in vire, ki jih potrebujete za svoje delo. Tako ne boste izgubljali časa z iskanjem teh gradiv in se boste lahko osredotočili na nalogo.
 
Načrtujte obveznosti ter si pomagajte z opomniki
Sestavite seznam nalog, ki jih morate opraviti, in jim določite prednostne naloge. Več o tem si lahko preberete v tem članku. Postavite si realne roke in si pripravite opomnike za najpomembnejše obveznosti ali pomembne sestanke. Najbolje je, da si opomnik nastavite za dan prej. To vam bo pomagalo, da boste ostali organizirani in se izognili hitenju za dokončanje nalog v zadnjem trenutku.
 
Prizadevajte si, da bo poštni nabiralnik prazen
Elektronska pošta je lahko velik moteč dejavnik in ubijalec časa. Če si prizadevate, da bo vaš poštni predal prazen, je to odličen način, da ostanete osredotočeni na pomembne naloge. Vendar pa ni treba, da elektronsko pošto izbrišete, pač pa jo lahko arhivirate ali razvrstite po mapah. Tako boste lažje našli elektronska sporočila, ki jih potrebujete, in ohranili organiziranost poštnega predala. Če želite elektronski pošti med delovnikom posvetiti še manj časa, se odjavite od vseh e-poštnih sporočil, ki niso povezana z vašim delom. Tista raje preusmerite na svoj zasebni elektronski naslov.
 
Proti motečim dejavnikom s tehnologijo
Komunikacija je bistvenega pomena za produktivno delovno mesto. Vendar nenehni obiski sodelavcev, ki denimo sprašujejo po napredku določene naloge, vsakič znova prekinejo vaše delo in tok misli, povezan z njim. Za učinkovitejšo komunikacijo lahko uporabite orodja, kot sta Slack ali Zoom, ki vam bodo pomagala, da boste ostali povezani s sodelavci. Za lažje vodenje nalog in spremljanje njihovega napredka pa so vam lahko v pomoč orodja, kot sta Trello in Asana, s pomočjo katerih lahko s sodelavci delite naloge, ki jih imate pred sabo.
 
Preverjajte svoj seznam opravil
Včasih smo tako zatopljeni v svoje delo, da pozabimo na svoje prednostne naloge. Če naredite korak nazaj in ponovno ocenite svoj seznam opravil, lažje ostanete osredotočeni in na pravi poti. Pri tem vam lahko pomagajo tudi vsakodnevni sestanki z direktorjem oziroma vašo vodjo. Skupaj preglejta urnik obveznosti in ga ponovno vprašajte, kaj je treba tisti dan narediti najprej. Ko imate jasno predstavo o tem, kaj je pomembno, lažje določite prednostne naloge, ste pri delu učinkovitejši in ostanete motivirani.
 
Naučite se reči "ne" ljudem, ki vas motijo
Če želite ostati produktivni, se morate naučiti reči "ne" ljudem, ki vas motijo. Poskusite biti proaktivni in preprečite, da se iste prekinitve ponavljajo. Če vas sodelavci ves čas sprašujejo ista vprašanja, zakaj je tako? Ali lahko sami pridobijo informacije in jim lahko pogosteje rečete “ne"? Če ste sredi velikega opravila in si ne morete privoščiti prekinitev, razmislite tudi o načinih, kako obvestiti sodelavce, naj vas ne motijo, na primer s postavitvijo zastavice ali nošenjem slušalk.
 


Več v kategoriji ADMA

Več člankov iz te kategorije