6 nasvetov, kako z organizacijo dela doseči večjo produktivnost

Vsem se nam je že zgodilo - na seznamu opravil imate milijon stvari, vendar je vse skupaj preobsežno in ne veste, kje začeti. Ali pa se lotite enega projekta, a vas nato odvrne pozornost in preklopite na drugega, še preden dokončate prvega. Če vam je to znano, ne skrbite; obstaja način, kako se organizirati in ostati na pravi poti. Odgovor je vodnik po korakih za organizacijo dela, ki jih potrebujete za učinkovito in uspešno opravljanje dela. Naučili se boste, kako razčleniti velike naloge, določiti prednostne naloge in ustvariti načrt, ki vam bo pomagal ostati produktiven in organiziran.

Kako začeti: razdelitev velikih nalog
Eden od prvih korakov k organizaciji dela je, da ugotovite, katere so prednostne naloge. Prioritete lahko določite tako, da si zastavite vprašanja, kot so: Kaj bo imelo največji vpliv na moje delo in mojo ekipo? Katere naloge ne morejo počakati na pozneje? Poleg seznama prednostnih nalog je nato dobro razdeliti še velike naloge, ki jih imate na seznamu opravil. Tako boste lažje določili prednostne naloge in se lotili teh projektov, poleg tega pa boste lažje ostali osredotočeni na nalogo, ki jo opravljate. Eden od načinov razdelitve velikih nalog je, da določite korake, ki jih morate narediti za dokončanje projekta. To vam bo pomagalo, da boste ostali osredotočeni, saj boste imeli manjše naloge, ki jih boste lažje dokončali.

Oblikovanje načrta
Ne pozabite ustvariti časovnega načrta za vsako nalogo in s koledarjem spremljajte datume izvedbe in roke. Tako boste lažje sledili zastavljenim ciljem in se izognili stresu, ki ga povzroča kopičenje dela. Dobra ideja je tudi, da si ustvarite dnevni, tedenski in mesečni seznam opravil. To vam bo pomagalo ohraniti organiziranost, saj boste zlahka ugotovili, kaj je treba narediti vsak dan in kaj vas čaka v prihodnje.

Ostanite osredotočeni in motivirani
Ko poskušate ostati organizirani in osredotočeni na svoje cilje, je pomembno, da ohranite motivacijo in delate eno nalogo naenkrat. Poskusite se takrat izogniti temu, da bi se preveč zapletali v elektronsko pošto in sestanke, saj vam to lahko vzame veliko časa, ki ga lahko porabite za produktivno delo. To vas bo motiviralo, da boste ostali na pravi poti in se ne boste počutili preobremenjene. Zagotovite si redne odmore, da boste ostali sveži in zbrani. Tako se boste izognili tudi izgorelosti in ostali osredotočeni na svoje cilje.

Orodja in strategije za ohranjanje organiziranosti
Imejte čisto pisalno mizo. Študije so pokazale, da so ljudje, ki imajo čiste pisalne mize, bolj produktivni kot tisti, ki jih nimajo. Seznam opravil imejte na mestu, kjer ga boste pogosto videli, s samolepilnimi lističi pa se opominjajte na pomembne stvari. Učinkovit način je, da si seznam nalog pišete na roke in ga sproti prilagajate, obstaja pa tudi veliko aplikacij in orodij, ki vam lahko pomagajo pri organizaciji dela, na primer za določanje rednih sestankov, spremljanje časa ter komuniciranje z ekipo in strankami.

Spopadanje z odlašanjem
Obstaja nekaj pogostih razlogov, zakaj ljudje odlašajo z delom: naloga, ki jo morajo opraviti, jih preobremeni, niso prepričani, kako bi se je lotili ali pa ne vedo, kako se ujema z njihovimi širšimi cilji. Če vam je kaj od tega poznano, poskusite razdelite nalogo, s katero odlašate, na manjše dele. Včasih je motivacija tudi zadovoljstvo, ki ga občutimo, ko z nalogo opravimo in nam ne visi več nad glavo.

Učinkovito upravljanje časa
Pomembno je, da učinkovito upravljate s svojim časom in tako čim bolje izkoristite svoj dan. Ne glede na to, ali uporabljate papirnati ali spletni koledar, aplikacijo s seznamom opravil ali kombinacijo vseh treh, je pomembno, da imate vse na enem mestu. Tako boste lažje sledili svojemu urniku. Eden od načinov za učinkovito razporeditev časa je tudi, da ob koncu delovnika preverite koledar in seznam opravil za naslednji dan. Označite prednostne naloge in tako boste dan začeli veliko bolj umirjeni in zavzeti.

Strokovnjaki poudarjajo, da je pri vnašanju sprememb v naše delo pomembno vztrajati vsaj tri tedne, preden novi način dela postane naša rutina. Zato vztrajajte, saj se vam bo trud vrnil v obliki umirjenega, sproščenega in učinkovitega delovnika, zaradi česar boste bolj zadovoljni tudi v prostem času.

Uredništvo ADMA