ADMA

24 orodij, ki vam lahko olajšajo delo v letu 2024

V sodobnem poslovnem okolju, kjer tempo narekujejo hitre spremembe in visoka pričakovanja, postaja delo administrativnih menedžerjev vse bolj kompleksno in zahtevno. Da bi ohranili ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, si lahko pomagamo z orodji, ki nam olajšajo delo, zmanjšajo stres in prihranijo čas. V nadaljevanju predstavljamo 24 orodij, ki bodo v letu 2024 nepogrešljiva za administrativne menedžerje in ekipe, ki delajo v podpori vodstvu.

Raziskovanje in implementacija novega orodja v vaše delovne procese morda na prvi pogled deluje kot dodatno breme. Vendar, ko enkrat prepoznate, kako lahko določeno orodje olajša vaše naloge, izboljša komunikacijo ali celo avtomatizira ponavljajoče se procese, se hitro izkaže, da je bil vložen trud vreden. Ne gre le za optimizacijo dela, temveč za razvoj veščin, ki vas postavljajo korak pred konkurenco.

Vzemite si trenutek in premislite, katero izmed predstavljenih orodij bi lahko najbolj koristilo vašemu delovnemu procesu. Morda je to aplikacija, ki omogoča boljšo organizacijo vaših projektov, orodje za avtomatizacijo dolgotrajnih nalog ali platforma, ki spodbuja boljše sodelovanje znotraj vaše ekipe. Ne glede na to, katero orodje izberete, pomembno je, da se zavedate, da vsako novo znanje prinaša dodano vrednost ne samo vašemu trenutnemu delovnemu mestu, temveč tudi vaši celotni karierni poti.

1. Slack

Slack omogoča hitro komunikacijo med ekipami preko različnih platform. Integracija z mnogimi orodji povečuje produktivnost, saj olajša iskanje sporočil in omogoča lažje sodelovanje v projektih.

Je odličen dodatek k e-pošti (a ne njeno nadomestilo), saj se lahko uporablja za pošiljanje hitrih sporočil in posodobitev kolegom, izvršnim direktorjem in drugim članom ekipe. Integrira se z mnogimi različnimi platformami, vključno z družbenimi mediji, trženjem, produktivnostjo, CRM-sistemi itd. Uporabniki lahko enostavno iščejo po svojih arhivih, da najdejo pretekla sporočila, aplikacijo pa lahko prenesejo na svoj telefon in tablico.

2. Scanbot.io

Scanbot je idealen za skeniranje in pošiljanje dokumentov s čimer se zagotavlja nemoteno deljenje informacij tudi s člani ekipe, ki delajo na daljavo.

3. Google Apps for Work

Google Apps omogoča sodelovanje v realnem času na dokumentih in je osnovno orodje za mnoge oddaljene ekipe. Možnost sodelovanja v realnem času na dokumentih je izjemno priročna, poleg tega pa je vse varnostno kopirano na Google Drive, ki je dostopen kjerkoli in kadarkoli.

4. Doodle

Doodle je spletna stran in aplikacija, ki olajša iskanje pravega termina za sestanke ljudi. Postopek načrtovanja dogodkov poenostavi z uporabo glasovalnega sistema. Ne glede na to, ali želite organizirati sestanke uprave ali ekipe, večerje s prijatelji, srečanja, vikend izlete ali kateri koli drug dogodek, je iskanje popolnega časa enostavno. Vse, kar morate storiti, je, da kolegom pošljete povezavo do Doodle in jih prosite, da izberejo datume in ure, ko so na voljo. Nato lahko izberete datum, ki so ga udeleženci najpogosteje izbrali.

5. Join.me

Join.me je preprosta platforma za avdio in video konference ter odlična alternativa Zoomu. Ima funkcije za posameznike, ekipe in podjetja. Za video konference je Join.me opremljen z video mehurčki – preprostimi, lahkim, plavajočimi vizualnimi podobami vas in ljudi, s katerimi se sestajate.

Uporabniki lahko med sestanki samo z videom ali med sočasnim deljenjem zaslona vidijo video mehurčke drug drugega. Platforma je priročna tudi zato, ker zanjo ni potrebno namestiti programske opreme. Če je vaša organizacija stroga glede IT sistemov in prenašanja zunanjih programov, lahko denimo za izvedbo videokonferenčnih klicev uporabite join.me.

6. Figureitout Chrome

Razširitev za Chrome Figureitout je preprosto orodje, ki na zaslonu "nov zavihek" v Chromu prikaže do deset različnih časovnih pasov. Če delate v globalnem podjetju, vam ta razširitev omogoča enostavno vizualno preglednost časov, v katerih delajo vaše ekipe ali izvršni direktorji, in pomaga pri organizaciji sestankov ali preprosto pri usklajevanju časa.

7. Trello

Trello je zelo vizualno spletno orodje za seznam opravil. Je enostaven, brezplačen, prilagodljiv in vizualen način za upravljanje projektov in organiziranje česarkoli. Uporabniki ustvarjajo table za vsak projekt in nato vsako tablo lahko napolnijo s "karticami", ki jih lahko nato delijo z drugimi.

Uporabniki lahko dodajo komentarje, naložijo priponke datotek, ustvarijo kontrolne sezname, dodajo oznake in roke vsaki kartici. Obvestilni sistem Trello vas bo obvestil, ko boste z nalogo zamujali ali ko nekdo doda zaznamek na vašo tablo. Trello je brezplačen za uporabo, na voljo pa so tudi dodatne možnosti, kot je Trello za podjetja.

8. iDoneThis

iDoneThis je preprost sistem, ki omogoča oddaljenim ekipam, da se prijavijo in vidijo, kakšen napredek je bil dosežen pri nalogah in kaj ostali člani ekipe delajo.

9. Dropbox

Dropbox zagotovo že poznate. Gre za klasično rešitev za shranjevanje v oblaku, ki omogoča dostop do datotek od koder koli. Ima aplikacijo, ki jo lahko prenesete na telefon ali tablico, in omogoča dostop do vaših datotek prek spleta. Uporabljate lahko tudi Paper, ki deluje podobno kot Google Docs in omogoča sodelovanje pri dokumentih v realnem času.

10. Chimp or Champ

To orodje ekipam omogoča, da hitro podajo povratne informacije o tem, kako potekajo stvari, njihovem splošnem počutju in vključenosti. Je neke vrste različica obrazca za povratne informacije.

11. Timezone.io

Tudi ta aplikacija je v pomoč globalnim podjetje, saj omogoča hiter vpogled v časovni pas, iz katerega delajo vaši sodelavci. Nato vam omogoča, da vidite, kdaj delajo in kdaj jih kontaktirati.

12. ZoomVirtualBackground

To orodje omogoča prilagajanje video ozadja na Zoom klicih, kar povečuje profesionalnost. ZoomVirtualBackground ponuja knjižnico video ozadij, ki izgledajo, kot da bi bili vaš domači pisarniški prostor. Najkoristnejši funkciji sta možnost blagovne znamke pisarne z logotipom vašega podjetja.

13. Krisp

Krisp je aplikacija za odpravljanje hrupa. Torej, če kdaj opravljate telefonske klice iz prostorov, ki niso zvočno izolirani, jo boste potrebovali. Bodisi video klic s sodelavci, pomemben konferenčni klic s partnerji ali kratko govorno sporočilo stranki, vedno je super, če lahko odstranite moteče dejavnike. Krisp podpira mikrofone, slušalke in zvočnike, ter je idealen tudi za oddaljene ekipe.

14. PukkaTeam

PukkaTeam je orodje za oddaljeno delo, ki ponuja rešitev za ekipe s člani po vsem svetu. Spletna aplikacija vam omogoča, da vidite, kateri od vaših sodelavcev so na voljo za hiter pogovor, in jih lahko preprosto pokličete s klikom, brez potrebe po predhodnem pošiljanju e-pošte z vprašanjem, ali so prisotni in imajo čas.

15. Miro

Miro je spletna platforma, ki podpira kreativne brainstorminge in sodelovanje. Na belo tablo lahko rišete, dodajate virtualne lepljive listke, povezujete delovne elemente in vabite sodelavce ali druge, da sodelujejo na tabli. To orodje odlično deluje na zaslonih na dotik, kar beli tabli daje še bolj naraven in futurističen občutek.

16. Otter.ai

Če snemate pogovore neposredno s telefona ali računalnika, lahko uvozite ali sinhronizirate posnetke iz drugih storitev, in se aplikacija integrira z Zoomom. Tehnologija prepisuje avdio. Če imate torej video z zvokom, dodaja napis v realnem času. Ko končate snemanje, prejmete prepis pogovora, iz katerega lahko izvlečete koristne informacije, ki jih potrebujete za zapisnik.

17. WeTransfer

Tudi WeTransfer zagotovo že poznate. Omogoča preprosto pošiljanje velikih datotek, kar je bistveno za hitro deljenje dokumentov z oddaljenimi ekipami. Uporaba je brezplačna in zelo preprosta.

18. Take a Break Please

To orodje spodbuja redne odmore med delom, kar je ključno za ohranjanje zdravja in produktivnosti.

Take a Break, Please je orodje, ki vas prisili, da se ustavite in vzamete odmor med delom.

19. Asana

Asana je orodje za upravljanje projektov, ki ekipam omogoča organizacijo, sledenje in upravljanje delovnih nalog. Z intuitivnim vmesnikom in močnimi integracijami Asana spodbuja boljšo sodelovanje in preglednost projektov.

20. Monday

Monday.com je prilagodljiva platforma za upravljanje dela, ki omogoča ekipam, da prilagodijo svoje delovne tokove, avtomatizirajo naloge in centralizirajo komunikacijo za večjo učinkovitost in produktivnost.

21. Calm

Calm je aplikacija za meditacijo in sprostitev, ki ponuja vodene meditacije, zgodbe za lahko noč, glasbo za sprostitev in vaje za osredotočenost, da pomaga uporabnikom zmanjšati stres in izboljšati kakovost spanca.

22. Headspace

Headspace je aplikacija za meditacijo, ki uporabnikom ponuja vodene meditacije, tečaje dihanja in sprostitvene vaje, namenjene izboljšanju mentalnega počutja, zmanjševanju anksioznosti in povečanju pozornosti.

23. ChatGPT

In v tem nenehno razvijajočem se tehnološkem ekosistemu ne smemo spregledati niti enega najbolj raziskovanih orodij zadnjega časa - ChatGPT. ChatGPT ni le orodje za avtomatizacijo pogostih nalog, kot je pisanje e-pošte ali ustvarjanje vsebine; je tudi neprecenljiv pomočnik pri raziskovanju, učenju in razvoju idej. Več o tem, kako ga lahko bolje izkoristite, je na Posvetu ADMA razkril Peter Mesarec. Preberite članek z njegovimi nasveti pri uporabi ChatGPT-ja.

24. Microsoft Outlook

Outlook je orodje, ki ga mnogi zaposleni redno uporabljamo za komunikacijo z zunanjim svetom - pošiljamo elektronsko pošto sodelavcem in zunanjim partnerjem oziroma deležnikom podjetja. Najnovejša posodobitev Outlooka prinaša prenovljen uporabniški vmesnik, ki zdaj bolj spominja na Teams. Nove trike in funkcionalnosti je na Posvetu ADMA predstavila Nina Vigec iz B2, članek preberite tukaj.

Oznake: Brezplačno