Jesenski posvet ADMA 2017 - vabilo

TRIK ZA HITER KLIK Objavljeno: 16.08.2017

B2 d.o.o. Strokovnjaki za računalniška znanja za poslovne uporabnike Kako pripraviti uspešno powerpointovo predstavitev

Kako pripraviti uspešno powerpointovo predstavitev

PowerPoint, Word, Excel, Outlook ter druga MS orodja spadajo med najpogosteje uporabljena orodja, tako na delovnem mestu kot zunaj njega. Zato ne preseneča, da je večina ljudi mnenja, kako enostavna in preprosta je uporaba teh programov. Pa vendar, vsi, ki se s takšnimi programi vsaj malo bolj podrobno srečujete, veste, da ni tako enostavno.

Prepričanje o enostavnosti izhaja iz hitrega rezultata. Rezultati po kratki uporabi so zelo hitro vidni. V Wordu lahko tako na zelo enostaven način hitro natipkamo in oblikujemo besedilo. V Excelu nas od tabele in izračunov loči le nekaj korakov. V PowerPointu pa izberemo ustrezno temo iz določene predloge in predstavitev je tu. Vse, kar smo navedli, drži kot pribito. Vendar le do trenutka, ko je uporaba zgolj na domači ravni. Za službene ali šolske potrebe pa je uporaba katerega koli omenjenega programa lahko precejšen izziv. Ker pa se s v praksi srečujemo bolj s službenimi kot z domačimi izzivi, bomo v tokratnem članku namenili nekaj besed izdelavi predstavitve v PowerPointu. Govorili bomo o možnostih in načinih priprave PowerPointove predstavitve.

Ko je govora o predstavitvah in orodjih za izdelavo le-teh, je prva misel PowerPoint. Kar niti ne preseneča, kajti večina podjetij uporablja Microsoftove programe. Samo orodje pa nam niti toliko ne pomaga, če nimamo idej in vizij. Zaradi pomanjkanja idej veliko ljudi pride do zaključka, da PowerPoint ne ponuja veliko možnosti. Mi, ki program dnevno uporabljamo, pa vemo, da to še zdaleč ne drži. Prej bi rekli, da program ponuja preveč ukazov in možnosti, s katerimi lahko uporabnika celo poleni. Ker ni vse odvisno od samega orodja, bomo opisali določene postopke, ki nam lahko služijo kot vodnik pri izdelavi predstavitve. Predvsem pa bomo omenili, česa ne smemo početi.

Ker je slabih predstavitev veliko več kot dobrih, bomo začeli pri prvem koraku.


KAJ JE SLABA IN KAJ DOBRA PREDSTAVITEV?


Namen predstavitev je informirati udeležence in ne obratno. Preveč vsebine na diapozitivu deluje konfuzno in občinstvo zgolj odvrača od pozornosti. Pravilo, ki mu sledimo, je pravilo predstavitev je zgolj opora predavatelju. Diapozitivi naj privabijo pozornost samo tedaj, ko to izrecno želimo. Nikakor pa ne smejo ohraniti pozornosti predolgo. To je naloga predavatelja. Navsezadnje si želimo, da občinstvo nameni pozornost nam, našemu govoru in ne diapozitivom. Zato je treba zelo skrbno izbrati med barvami in različnimi prehodi ter animacijami. S slednjimi nikakor ne gre pretiravati. Zamislite si, da ste na nekem dogodku, na katerem je več kot 50 diapozitivov. In prav vsi so opremljeni s posebno animacijo. Sprva je še zanimivo in simpatično, vendar kaj hitro lahko postane moteče in celo nadležno. Zato previdno.
Naslednja tanka meja med dobro in slabo predstavitvijo je količina besedila v posameznem diapozitivu. To je večno vprašanje, ki pa ima vedno enak odgovor, čim manj. Ne ustvarjamo enciklopedije in ne pišemo romana, temveč predstavljamo in informiramo, zato največ pozornosti namenimo samemu nastopu in govoru. To pa pomeni, da je treba nastop večkrat povaditi. Tako kot povsod, tudi tukaj drži, da vaja dela mojstra. Biti moramo pripravljeni na občinstvo in njihove zahteve. Zavedati se moramo, da prav veliko prostora za improvizacijo nimamo. PowerPoint pa naj, kot že omenjeno, služi zgolj za oporo.

P. S. Nobena od zgornjih slik ne predstavlja pravilne oziroma dobre predstavitve.


VAJA, VAJA IN ŠE ENKRAT VAJA.


Dobra predstavitev je tista predstavitev, pri kateri se občinstvo ne bo počutilo zasičeno s količino informacij in besedilom na zaslonu. Zato je poudarek na nastopu. Skrbno izbrane besede, ton govora, obrazna in telesna mimika, telesna drža ter očesni stik z občinstvom, so najpomembnejši elementi vsake predstavitve. Brez njih nam ne pomaga niti hollywoodska predstavitev. Splošno znano je, da je svetovno priljubljeni komik svoj prvi nastop povadil več kot dvestokrat. Zato nam ne sme biti nerodno vaditi pred ogledalom ali pred kamero. Slednje nam celo omogoča vpogled v naš nastop. Tako se bomo bolje zavedali lastnega nastopa in odpravili morebitne napake, ki bi nas lahko ovirale pri predstavitvi.

 

KAKŠNA NAJ BO VSEBINA? KOLIKO BESEDILA, KOLIKO SLIK?


»A good speech should be like a woman's skirt; long enough to cover the subject and short enough to create interest.« Winston Churchill.

Zabavna misel, ki hkrati natanko opredeli, kakšna mora biti vsebina predstavitve.

Veliko spletnih virov navaja podrobna pravila na temo, koliko besed, oznak in diapozitivov naj vključimo v našo predstavitev. Tako lahko velikokrat zasledimo formule, kot so 10/20/30 ali 1/6/6 in podobno. Prva namiguje na deset diapozitivov v dvajsetminutni predstavitvi, kjer je velikost pisave trideset točk. Zopet druga kaže na število misli ali tematik na diapozitiv, znotraj katerega imamo šest oznak, pri katerih pa je maksimalno število besed šest. Komplicirano? Vsekakor. Ob enem pa nas takšna »pravila« zgolj spravljajo ob živce. V primeru večje količine besedila, le-tega potem ustrezno razdelimo na večje število diapozitivov. Enako je pri slikah. Misel »slika pove več kot 1000 besed« ni ravno dobro vodilo pri predstavitvi, kajti naš cilj je usmerjati razmišljanje občinstva. Nikakor si ne smemo privoščiti, da to pridno zadrema ob slikah, na katerih ponujamo sanjske plaže. Namesto tega mora biti vsebina udarna. Zato so zelo zanimive tiste predstavitve, ki vsebujejo zgolj besedo ali dve na diapozitiv. Te besede so po navadi skrbno izbrane, saj jih poslušalec lahko poveže s čustvi. Ta pa so vodilna pri prodaji in nakupovanju.


Kakorkoli že, izdelava predstavitve je lahko pravo umetniško delo. Zato je najboljši vodič pri izdelavi predstavitve lasten občutek, ki pa se izoblikuje skozi čas in številne izvedbe. Je pa res, da je lahko precej problematično, če občutka, ki bi nas pravilno usmerjal, kaj je dobro in kaj je pretirano, nimamo. Vendar brez skrbi. Tudi ta sčasoma pride. Zato se za tistih nekaj prvih predstavitev naslonimo na splet in članke, kot je ta, ki naj delujejo kot vodilo pri uspešni izdelavi predstavitve. Pa srečno.



 

OCENI ČLANEK

Bodi prvi in oceni članek!

POVEJ SVOJE MNENJE

Bodite prvi in dodajte svoje mnenje