Majski kongres ADMA 2018 - vabilo

TRIK ZA HITER KLIK Objavljeno: 14.04.2016

Dušan Matičič E-poštni bonton

E-poštni bonton

Elektronska pošta je postala zlati standard poslovne komunikacije. Kako napišete elektronsko sporočilo, pa razkrije precej o vas samih – vaši strokovnosti, vaših veščinah komuniciranja, vaši osebni podobi in vašemu očesu za podrobnosti.

 

 

 

 

 

 

Ker je e-pošta postala naš vsakodnevni spremljevalec na delovnem mestu, so se sporočila včasih že kar malce »izrodila«. Sporočila postajajo predolga, površno napisana, nejasna in včasih celo nesramna oziroma nespoštljiva do prejemnika. Menimo, da je čas, da prevetrimo bonton pisanja elektronskih sporočil. Za začetek smo zbrali kratek seznam osnov komunikacije z e-pošto. Zavedajte se, da vam upoštevanje teh nasvetov ne bo pomagalo zgolj pri ustvarjanju vtisa, da ste prijazni in spoštljivi, temveč bodo vaša kratka, jedrnata in standardizirana sporočila tudi bolj učinkovita, saj jih bodo prejemniki odprli z večjim zanimanjem.

Poznamo tri vrste elektronskih sporočil:

Neformalna  – na primer komunikacija med prijatelji
Standardna
– na primer komunikacija med kolegi v pisani
Formalna
na primer sporočilo poslovnemu partnerju

Vsako sporočilo začnite s pozdravom

Četudi ste pod velikim stresom in časovnim pritiskom, ne pozabite vsakega e-poštnega sporočila začeti s pozdravom. Če prejemnika ne boste pozdravili, se lahko zgodi, da bo prejemnik vaše sporočilo dojel kot nevljudno ali bo mislil, da ste neučakani.

 

Jasno izražanje

Še preden se lotite pisanja elektronskega sporočila, se odločite, kakšen je pravzaprav namen sporočila. Ta namen nato jasno izrazite v rubriki »zadeva« in nato v nadaljevanju sporočila. Naj bo prejemniku že na prvi pogled jasno, zakaj mu pišete.

 

Zadeva

Podobno kot naslov v časopisu ali reviji ima rubrika »zadeva« v elektronskem sporočilu dva glavna namena: pritegne pozornost bralca in povzame vsebino sporočila. S hitrim pogledom na besede v zadevi se bo prejemnik odločil, ali bo sporočilo prebral ter ali bo nanj odgovoril takoj ali kasneje.

 

Uporabljajte močne besede

V rubriki zadeva uporabljajte močne besede, to so besede, ki pritegnejo pozornost bralca. Lahko so povsem vezane na posel, zanimanje bralca pa lahko pritegnete tudi z bolj emocionalnimi besedami. Presodite, kakšne besede so smiselne v vsakem primeru, odvisno od tega, kdo je prejemnik sporočila.

 

Klicaji

Veste kolikšno je največje število klicajev, ki jih je smiselno uporabiti v elektronski pošti? Eden. Če jih boste uporabljali preveč, boste delovali otročji in nestrokovni.

 

Kratko in jedrnato

Razen v izjemnih primerih  so elektronska sporočila , namenjena hitri in učinkoviti komunikaciji. 

 

Velike črke 

V elektronskih sporočilih se izogibajte pisanju z velikimi črkami, saj v digitalnem svetu to pomeni kričanje. Če želite neki del besedila poudariti ali pritegniti pozornost bralca, uporabljajte poševno ali odebeljeno pisavo.

 

Pazite na ton

V pogovoru lahko zelo dobro nadzorujemo ton našega jezika, saj besede lahko obogatimo s kretnjami, obrazno mimiko, glasnostjo ... V elektronskem sporočilu je ton jezika težje nadzorovati, zato skušajte svoje sporočilo napisati v spoštljivem, prijateljskem in dostopnem jeziku. Izogibajte se zahtevam in sarkazmu, zelo pazljivi pa bodite tudi pri humorju, saj lahko s slabo šalo hitro užalite bralca.

Ko pišete elektronsko sporočilo, skušajte pozabiti na zamere do prejemnika, če te obstajajo. Četudi vam prejemnik ni najbolj pogodu, ohranite vljuden in pozitiven ton pisanja.

 

Malce osebnosti ne škodi

Čeprav naj bi bilo elektronsko sporočilo v poslovnem svetu jasno, neposredno in pravzaprav kar malce dolgočasno z vidika osebne komunikacije, lahko sporočilo vseeno malce popestrite. Poleg jasnega sporočila lahko prejemniku na primer pohvalite njegovo spletno stran, predavanje, ki ste se ga udeležili ali podate kakšno drugo pohvalo ali komentar. Prejemnika lahko nagovorite z imenom, ob pozdravu pa lahko dodate kakšen prijazen komentar, kot je na primer »želim vam prijeten dan«.

 

Kopija in skrita kopija

Možnosti kopije (Cc) ali skrite kopije (Bcc) sta odlični orodji, ko poleg prejemnika želite sporočilo poslati še nekomu, vendar vseeno želite jasno sporočiti, da je osnovno sporočilo namenjeno prvemu prejemniku.

Možnost skrite kopije uporabite, kadar ne želite, da prejemniki sporočila vidijo elektronske naslove drugih prejemnikov, saj bo viden le naslov glavnega prejemnika. Če želite skriti tudi tega, pošljite elektronsko sporočilo na svoj elektronski naslov, ostale prejemnike pa uvrstite v prejemnike skrite kopije.

 

Priponke

Ko sporočilu dodajate priponke, pazite, da pripnete pravo datoteko, ki ste jo želeli poslati. Preverite tudi, kako velika je priponka, saj so poštni predali omejeni pri prejemanju velikih datotek in lahko vaše sporočilo zavrnejo.

 

Kako zaključiti?

Vsako sporočilo zaključite z zahvalo (če je ta smiselna) in pozdravom. Standardni pozdrav v formalnem sporočilu je »lep pozdrav« ali, če je sporočilo v angleškem jeziku, »best regards« ali »kind regards«. Seveda se ne pozabite podpisati, če podpisa nimate nastavljenega v programu za pošiljanje.

 

Končni pregled

Preden pošljete napisano sporočilo, ga še enkrat preglejte in popravite slovnične napake. Pri tem vam lahko pomaga tudi orodje za črkovanje v vašem programu za pošiljanje elektronske pošte. Včasih je smiselno sporočilo prebrati na glas, tako boste hitro prepoznali, če ste kak stavek napisali nerodno.

 

Naj vas preberejo!

Nekaj osnovnih pravil, s katertimi boste dosegli, da bodo prejemniki (še posebej v poslovnem svetu) odprli in prebrali vašo elektronsko pošto in nanjo odgovorili, če je to potrebno:

1. Pišite jasno. Naj bo iz sporočila, ki ga pošiljate, jasno vidno, kaj ste želeli povedati.
2. V rubriki »zadeva« jasno napišite, kaj sledi v sporočilu, tako bo prejemnik znal razporediti vaše sporočilo glede na pomembnost in bo vedel, če mora odgovoriti takoj ali lahko odgovor malce počaka.
3. Vaše sporočilo naj bo kratko in jedrnato.
4. Bodite vljudni in korektni do prejemnika.
5. Ustvarite si svoj »ton« elektronskih sporočil, naj vas prejemniki prepoznajo po stilu pisanja.

 

Seznam opravil za elektronska sporočila

Preden pošljete elektronsko pošto, se vprašajte:
- Sem vpisal pravega prejemnika?
- Sem izpolnil rubriko »zadeva«?
- Sem pozdravil prejemnika?
- Sem pravilno napisal ime prejemnika?
- Je sporočilo jasno in pregledno?
- Je sporočilo slovnično pravilno?
- Sem vključil pozdrav in podpis?

 

OCENI ČLANEK

2.0 Št. glasov: 1

POVEJ SVOJE MNENJE

Bodite prvi in dodajte svoje mnenje