Majski kongres ADMA 2018 - vabilo

PISARNIŠKO POSLOVANJE Objavljeno: 08.03.2017

Suzi Asfour, Jarmila Hojs Potočnik Kako naj v pisarni poteka organizacija dela

Kako naj v pisarni poteka organizacija dela

Če želimo kakovostno, pravočasno in učinkovito izpolnjevati delovne obveznosti, mora biti delo organizirano in urejeno. Organiziranje dela pomeni, da stalno in sistematično proučujemo potek dela, iščemo primerne načine in metode dela za doseganje predvidenih ciljev v okviru svojega dela, dela v skupini in dela v organizacijski enoti.


Delo moramo urediti tako, da uskladimo razmerje med materialnimi poslovnimi prvinami in človekom, da se doseže določen cilj. Način urejanja dela je odvisen od tehnologije. V bistvu želimo zmanjšati napor pri delu, skrajšati čas izdelave, povečati kakovost izdelkov, izboljšati počutje zaposlenih, povečati produktivnost in zmanjšati stroške.

Pri pisarniškem delu smo posebej pozorni na:


l. Pravočasnost izvajanja pisarniških aktivnosti.


Pravočasno pomeni, da delo opravimo do dogovorjenega roka. V pisarniškem poslovanju si faze sledijo, in če ena faza ni opravljena v predvidenem roku, se podaljša čas za dokončanje celotnega dela. Zamude so lahko subjektivne ali objektivne narave. V obeh primerih pa povzročijo manjšo učinkovitost dela. Pisarniško poslovanje mora biti hitro in ažurno, to pomeni sprotno in pravočasno. Vsako opravilo naj se čim prej opravi. Dela se ne sme prelagati na poznejši čas brez utemeljenega razloga. Seveda pa ekspeditivnosti ne smemo zamenjati z nekontrolirano naglico, ki bi utegnila škodovati kakovosti opravljenega dela.


2. Enakomernost porazdelitve dela.


Neenakomerna razdelitev dela pomeni:
- da delo ni enakomerno porazdeljeno med delavci v pisarni;
- da delo ni enakomerno porazdeljeno med organizacijskimi enotami. Do neenakomerne porazdelitve lahko pride zaradi različne zmogljivosti zaposlenih (manj sposobni opravijo manj dela in slabše). Enakomernejša porazdelitev pa bi prispeval k večji učinkovitosti pisarniškega dela.

3. Gospodarna uporaba razpoložljive opreme.


Pri izrabi pisarniške opreme gre za to, ali so stroji optimalno izrabljeni. Pogosto imamo dobro strojno opremo, vendar ne znamo uporabljati vseh njenih funkcij. Pisarniška oprema je vse bolj avtomatizirana in draga, zato mora biti tudi maksimalno izrabljena.


4. Zmanjšanje stroškov pisarniškega poslovanja.


Pisarniško poslovanje izboljšujemo na različne načine, najpogosteje s standardizacijo pisarniškega poslovanja. Rutinska dela pa je treba prenesti na računalnik.

Standardiziranje


Z vidika standardiziranja (normiranja, merjenja) lahko dela delimo na dela, ki jih standardiziramo v celoti, delno ali jih pa sploh ne moremo. Zakaj je standardiziranje dela tako pomembno? S tem dosežemo, da vsi zaposleni opravljajo delo enako, ne izgubljajo časa z iskanjem optimalne možnosti opravljanja dela, možno je nadomeščanje odsotnosti, pri delu si lahko pomagamo z obrazci in delno pripravljenimi besedili (recimo reševanje reklamacije). Pisarniško delo lahko standardiziramo, če se večkrat ponavlja. Ponavljanje omogoča popis postopka dela. Razčlenimo ga na faze (opravila), operacije in gibe.
Za neponavljajoče se, kreativno in vodstveno delo v nasprotju s ponavljajočim se delom težko opišemo delovni postopek. Zato ga ne standardiziramo. V povprečni pisarni je kreativnega dela 10 odstotkov. Kljub temu ga analiziramo in ugotavljamo upravičenost.
Standardiziranje se nanaša na čas izvedbe naloge ali vrstni red in vrsto operacij. Pri časovnem standardiziranju določimo čas izvedbe. Prišteti je treba še 15 odstotkov časa za nepredvidene zaplete (če je rezervnega časa preveč, se lahko pojavi ležernost).
Poleg časa standardiziramo tudi način ali postopek izvajanja dela. S tem delovni postopek poenostavimo ali skrajšamo, zmanjšamo stroške itd. Učinek sistemiziranja ni le v tem, da vemo, kaj bomo storili prej in kaj pozneje, temveč tudi v tem (to je zelo pomembno), da se dela lahko lotimo umirjeno in brez nervoze. Ko je nalog veliko, se uspešnost namreč ne zmanjša zaradi obsega dela, temveč zaradi pogostih živčnih motenj dela in številnejših napak. Z dobro organizacijo dela in pripravami, ki so polovica opravljenega dela, se zmanjšata pritisk in stres.

Rezultate standardizacije pisarniških opravil spremljamo s poročili o opravljenem delu: dnevnimi, tedenskimi in mesečnimi. Izboljšanje pisarniškega poslovanja je mogoče doseči z ukrepi v vseh njegovih fazah:
- v fazi oblikovanja dela in nalog: gre za število nalog, opis nalog, razdelitev nalog, ustreznost dokumentacije itd.;
- v fazi poslovanja in spremljanja opravljenega dela, ki se nanaša na odpravo težav v zvezi z delavci (nesposobni), v zvezi z delom (prevelika obremenitev), v zvezi z vodenjem (nesodelovanje, nestrokovne odločitve …);
– pri slabem doseganju standardnega časa (pomanjkanje dela, počasnost);
- pri nenormalnem preseganju standardnega časa (slaba kakovost, nepravilno poročanje).
Izboljšanje je spreminjanje in ga ni mogoče doseči naenkrat. Spremenjeno stanje mora biti boljše od prejšnjega, drugače sprememba ni upravičena. Zato moramo postaviti merila, kaj je boljše, še preden se lotimo spreminjanja. Preverite, kako je mogoče opravilo standardizirati: ali to pomeni spraviti ga v obliko in mu določiti postopek, ki se ponavlja vedno enako? Kaj se podvaja? S kakšnim sorodnim delovnim sredstvom (obrazcem, napravo, računalnikom) bi te vrste dela lahko opravljali bolje, hitreje?

Racionalizacija dela


Sodobna pisarniška tehnologija je povzročila povečanje obsega dokumentarnega gradiva, ki ga je nemogoče obvladati ročno. Zato je računalniška tehnika na tem področju postala že nenadomestljiva. Gre za spremljanje dokumentov, standardno zapisovanje, neposredno prenašanje med računalniki v organizaciji in poslovnimi partnerji. Z neposredno računalniško izmenjavo dokumentarnega gradiva je možno optimalno racionalizirati pisarniško poslovanje in poceniti pisarniško delo.
Predvsem pa drži to, da vsi zaposleni, kljub maksimalni storilnosti, niso uspešni. Da bi dosegli cilje dela, marsikdo dela preveč ali pa nepravilno. Sodobni pisarniški management teži k racionalizaciji in izboljšavi dela. Delati vedno po enakem zastarelem konceptu je dolgočasno in monotono. Težnja k izboljšanju dela pa posameznika sili k ustvarjalnosti in razmišljanju. Pri vsakem delu so namreč odprte možnosti racionalizacije in večje učinkovitosti. Biti učinkovit pomeni biti ciljno naravnan, dosegati cilje z optimalno porabo časa in sredstev.
Poslovni asistent mora skrbeti, da čim racionalneje opravlja svoje delo. Na delo vplivajo različni dejavniki, ki ne omogočajo enostavnega opravljanja opravil. Nanašajo se na redna in občasna opravila, medsebojne odnose, na zunanje in notranje poslovne dejavnike. Od poslovnega asistenta gre pričakovati, da bo pravočasno ugotovil probleme in jih sam, zlasti pa v sodelovanju z drugimi, uspešno reševal.

Kako se lotiti racionalizacije svojega dela?
1. Analiza delovnega mesta:
•    opredelimo porazdelitev nalog,
•    preverimo ustreznost dokumentacije,
•    merimo in spremljamo svoje delo, skušamo odpraviti težave pri posameznih delovnih nalogah in skušamo odpraviti težave pri vodenju;
2. analiza rezultatov merjenja:
• ugotavljamo vzroke, ki kažejo na neracionalno porabo našega časa, ukrepanje;
3. ukrepi za izboljšanje:
spremljanje rezultatov izboljšav,
• analiziramo rezultate izboljšav, ponovno izboljševanje.


Da bi ugotovili, ali je izraba delovnega časa racionalna, moramo ugotoviti, kakšno je stanje. Zato izdelamo posnetek v treh fazah:
1.    opisati je treba porabo časa za naloge, ki jih opravljamo. To naredimo z zapisovanjem opravil in časa, ki ga porabimo za nalogo ali opravilo. To zapisujemo mesec dni, nato seštejemo čas enakih opravil, sorodna opravila združimo v skupine in izračunamo, koliko časa porabimo za posamezno skupino del;
2.    kritično je treba pregledati zapisane skupine del in časa, ki ga zanje porabimo. Nato analiziramo, ali je poraba časa racionalna, kje porabimo preveč časa in kje nam ga zmanjkuje;
3.    proučiti in poiskati je treba konkretne rešitve in pripomočke za skrajšanje porabe časa ali preprečevanje pomanjkanja časa.


Najbolj znani organizacijski tipi

Perfekcionist
Njegovo geslo je »Red je pol življenja«. Vedno vse odlično organizira, natančno načrtuje, tudi neprijetna opravila opravi takoj. Nad vsem ohranja pregled, presenečenja so mu tuja. Številni ga občudujejo zaradi smisla za red. Natančnost pa je žal včasih tudi krinka za strah pred nepredvidenim. Zato so njegove pomanjkljivosti, da je nefleksibilen, tog, nesproščen, rad se izgublja v podrobnostih in zanje po nepotrebnem zapravlja čas. Če mora improvizirati, je neprijetno presenečen in se počuti izgubljeno.
Nasvet za perfekcioniste: včasih malce pozabite na svoj strogo načrtovani dnevni plan. Morda bo nekaj nereda na delovni mizi spodbudilo vašo domišljijo. Prepustite kaj tudi naključju. Ne podcenjujte sodelavcev in jim kdaj prepustite kakšno delo. Tudi v zasebnem življenju včasih opustite trdne, vnaprej zastavljene načrte. Kdor tako natančno načrtuje delovni čas, je namreč nagnjen k temu, da tudi v prostem času ne zna svobodno dihati.


Deklica za vse


Njegov moto je: »Sem vsestranski in nenadomestljiv.« Ker vse ve, drugim ne zaupa in vse naloge opravi sam. Manjka mu le eno: čas, da bi dosegel še več. Svoje delo jemlje malce preresno. Ker želi nekaj doseči, mu ni težko veliko in dolgo delati. Zato je ves čas v stresu in delovni stiski. Redko sproščeno izkoristi prosti čas, celo na dopustu misli na delo. Nasvet za deklice za vse: včasih malce upočasnite delovni ritem. Redna sprostitev vam bo pomagala obvladati nervozo. Poskusite z avtogenim treningom ali jogo. Načrtujte tudi čas za nepredvidljive situacije; tako ne boste nestrpni ob vsakem daljšem razgovoru. Utrjujte dobre medčloveške odnose v kolektivu, drugače boste veljali za egoista. Vključite v svoje delovno področje druge – tako boste zmanjšali obseg dela. .Upoštevajte kritične pripombe sodelavcev in ne mislite, da ste brez napak. Ljudje, ki so o sebi prepričani, da so nezmotljivi in da morajo imeti vedno prav, so za okolico ravno tako težavni kot tisti, ki zaradi svoje negotovosti krivdo za storjene napake vedno iščejo pri drugih.


Improvizator


Njegovo geslo je: »Bomo že kako!« Ker rad odlaga delo, je v nenehni časovni stiski. Ima probleme z roki, njegova miza je zasuta s papirji. Sodelavci ga občudujejo, ker se bliskovito prilagodi vsaki nepričakovani spremembi pri delu. Pogosto ne zna razlikovati med bistvenim in manj pomembnim. Zato mora včasih zelo hitro reagirati. Toda to zanj ni problem, saj zna improvizirati.
Nasvet za improvizatorje: zabeležite si potek delovnega dne, vodite o tem dnevnik. Vsak dan boste lahko natančno ugotovili, kaj ste opravili in kaj bi lahko drugič bolje načrtovali. Z različnimi barvami ali črkami si označite prioriteto nalog in se je poskusite držati. Resno upoštevajte kritične pripombe sodelavcev, ki jim morda ni všeč na hitro opravljeno delo. Skrbno načrtovanje vam bo olajšalo tudi delo v skupini.


Negotovi sodelavec


»Pride čas, pride svet,« je njegovo geslo. Dvomi o svojih sposobnostih, rad se prepušča vplivom drugih in je hvaležen, če ga kdo pohvali. Hitre odločitve niso zanj, z dolgoročnimi načrti izključuje dejavnike tveganja. Odlaša neprijetna opravila, že skoraj sprejete odločitve, le redko izrazi osebno mnenje, s komuniciranjem ima težave. Nasvet za negotove: vaša samozavest potrebuje okrepitev, ker niste dovolj odločni in prepričani vase. Kadar je le mogoče, pokažite voljo za lastne odločitve. Če menite, da ste delo dobro opravili, poiščite o tem povratne informacije. Zaslužena pohvala vam bo dobro dela. Do posameznih problemov si izoblikujte jasna stališča, pri delu so vedno dobrodošle nove ideje in predlogi. Čim prej opravite neprijetna opravila — to vam bo dalo občutek zadovoljstva.


Zmedenec

Njegov moto: »Kdor vzdržuje red, je prelen za iskanje.« Njegovo poklicno in zasebno življenje je pogosto podobno igri naključij. Načrtovanje mu je tuje. Živi iz dneva v dan, vmes pa se nekako znajde. Dobro se počuti, če dela po trenutnem navdihu. Je kreativen, toda nered ga ovira. Čas mu mineva v prazno, veliko ga porabi za iskanje stvari, s čimer zapravlja svoje poklicne priložnosti. Nasvet za zmedence: vnesite v svoje življenje malo več reda. Namesto da ves čas nekaj iščete, raje vsak dan ob določenem času uredite svoje stvari. Uporabite sistem. Z mize odstranite vse lističe in majhne beležke. Poiščite v delovnem okolju kakšen vzor in ga skušajte posnemati. Ne odklanjajte vnaprej tistih, ki skušajo vplivati na vaš nered. S prioritetnim seznamom vam bo lažje razlikovati pomembne stvari od manj pomembnih.


Tekst je bil izvorno objavljen v knjigi Poslovni asistent - skriti vodja, avtorici knjige sta Suzi Zevnik in Jarmila Hojs Potočnik. Knjigo je leta 2010 izdal Planet GV.




OCENI ČLANEK

5.0 Št. glasov: 1

POVEJ SVOJE MNENJE

Bodite prvi in dodajte svoje mnenje