Jesenski posvet ADMA 2017 - vabilo

ODNOSI IN KOMUNIKACIJA Objavljeno: 17.05.2017

Stela Mihajlović ADMA INTERVJU: Z mojo asistentko sva »dream team«!

ADMA INTERVJU: Z mojo asistentko sva »dream team«!

Dobra poslovna asistentka zaleže za dva para rok, če imate srečo pri izbiri, pravi Jana Ahčin, generalna direktorica Finančne uprave RS (FURS). In sama jo je imela, poudarja Ahčinova, ki stavi predvsem na zaupanje in zanesljivost. Na majskem kongresu ADMA bo predstavila bližnjice, ki zaposlenim v poslovni asistenci pomagajo pri vsakdanjem delu, in rešitve, s pomočjo katerih nobena davčna novost ne bo ostala neopažena.

Na kongresu ADMA v maju boste predavali o tem, kako s pomočjo FURS do uporabnih informacij. Katera so najpomembnejša finančno-davčna področja, ki jih morajo poznati zaposleni v poslovni asistenci?


Poslovna asistentka ima danes zelo veliko vlogo v vsaki organizaciji. Govorim tudi iz lastnih izkušenj. Prepričana sem, da imajo poslovne asistentke danes bogato znanje tudi z davčnega področja, saj se s temi vsebinami srečujejo dnevno. Res pa gre na davčnem področju za zelo širok spekter različnih vsebin, od poslovnih do osebnih, ki se tudi zelo hitro spreminjajo in so za marsikoga lahko tudi zapletene. Na FURS smo zato za vse zavezance izdelali uporabnikom prijazen Davčni vodnik, ki je na voljo na naši spletni strani. Za lažje razumevanje so med drugim dodani tudi vzorčni primeri izpolnjenih obrazcev, dopisov, pritožb in konkretni izračuni v fiktivnih primerih. Ker se je pokazala potreba, da na podoben način predstavimo tudi vsebine za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, smo te zbrali in objavili v Davčnem vodniku za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost – od registracije do plačila davkov in prispevkov. In po povratnih informacijah lahko rečem, da pogosto prav pridejo tudi poslovnim asistentom. Zelo pomembno se mi zdi, da poslovni asistenti spremljajo roke oziroma datume, do kdaj je treba izpolniti določene davčne obveznosti, zato smo na naši spletni strani posebej izdelali koledarček s pomembnimi datumi, ki jih na to opozarja.


Govorili boste o sistemih, ki izboljšajo preglednost in hitrost poslovanja. Na kratko, za katere sisteme gre? Kako si lahko zaposleni z njimi pomagajo?


Če sprašujete glede informatizacije poslovanja Finančne uprave z zavezanci, se že nekaj časa trudimo, da bi vse obveznosti kar najbolj informatizirali in da bi čim bolj zminimalizirali papirno poslovanje, predvsem pa zavezancem prihranili čas. Intenzivno uvajamo eVročanje, ko zavezanci s Finančno upravo poslujejo samo še elektronsko. eVročanje se izvaja preko portala eDavki, ki se zdaj glede komuniciranja med zavezanci in Finančno upravo uporablja v obe smeri – za vlaganje davčnih obračunov ter drugih vlog zavezancev in za vročanje dokumentov. Carinsko poslovanje pa je tako ali tako že nekaj časa izključno elektronsko in večinoma avtomatizirano.


Davčno in finančno področje nikoli ni prav enostavno, v njem se pogosto skrivajo podrobnosti, ki jih nevešče oko zlahka spregleda. Na koga se lahko poslovni asistent oziroma asistentka obrne po pomoč?


V Finančni upravi smo organizirali Sektor za pomoč uporabnikom. Tako lahko zavezanci v primeru vprašanj, ki so vezana na elektronsko poslovanje s Finančno upravo, pokličejo tja – moji uslužbenci so dosegljivi tudi po telefonu. V primeru vsebinskih vprašanj pa se lahko seveda obrnejo na vsak finančni urad – seznam vseh uradov s telefonskimi številkami in elektronskimi naslovi je objavljen na naši spletni strani. Prav tako na naši spletni strani pri posameznih carinskih in davčnih področjih objavljamo pogosta vprašanja in odgovore.
Spletna stran Finančne uprave je danes organizirana tako, da omogoča spremljanje informacij po dveh poteh, in sicer lahko spremljate informacije o točno določenem davku ali pa kot uporabniška skupina (denimo prebivalec ali podjetnik). Vse informacije o določeni tematiki, denimo o določenem davku, so na naši spletni strani objavljene skupaj. Zato so vsi opisi strukturno enaki, saj je na eni strani splošen in podroben opis, povezave, obrazci, zakonodaja. Prikaz informacij na spletni strani Finančne uprave pa smo prilagodili tudi za pregledovanje na mobilni napravah.


Pogoste so tudi spremembe v davčnih in drugih predpisih? Kako lahko zaposleni v poslovni asistenci sledijo tem spremembam? Na kaj morajo biti pozorni?


Vse spremembe ažurno objavljamo na naši spletni strani. Za spremljanje novic si lahko uporabniki nastavijo tudi RSS – to je oranžen gumbek desno zgoraj na naši spletni strani, da so o objavah sproti obveščeni in jih ne spregledajo. Gre namreč za spletno tehnologijo, ki omogoča samodejno obveščanje o novostih na spletnem mestu. Novice se v določenih časovnih intervalih samodejno prenesejo v nabiralnik vašega RSS odjemalca. Uporabniki so tako lahko vedno v koraku z najbolj svežimi informacijami, hkrati pa jim je prihranjeno zamudno brskanje.
Poleg tega vsem pomembnim novostim namenjamo velik poudarek pri komuniciranju; spremembe sporočamo javnosti predvsem preko intenzivnega komuniciranja z mediji, s tonskimi in televizijskimi izjavami. V prihodnjih mesecih pa bomo začeli s komuniciranjem tudi prek družbenih omrežij, brez katerih danes več ne gre.


Poslovna asistenca že dolgo ne pomeni več le 'kuhanja kave', temveč je postala desna roka vodstva. Kaj je za vas najpomembnejše pri izbiri poslovne asistentke oziroma asistenta? Kaj vas najbolj navduši?


Pri mojem delu je zame poslovna asistentka nepogrešljiva. Dneva si pravzaprav ne predstavljam brez nje. Zame je zelo pomembno, da se s poslovno asistentko pri delu dobro ujemava, da je hitra, natančna, da ji lahko popolnoma zaupam. Pogosto opazim, da se razumeva že brez besed. V tem hitrem delovnem tempu se pogosto zdi, da bi človek potreboval dva para rok in bi bil na dveh koncih hkrati. Z dobrim poslovnim asistentom je to celo mogoče. Vsaj jaz imam to srečo.


S čim kandidati za zaposlitev naredijo na vas največji vtis (tudi osebnostno)?


Tukaj bo moj odgovor morda nekoliko nekonkreten; veliko mi pomeni, kakšno energijo začutim v pogovoru, to mi da – vsaj zame zelo pomemben – občutek o osebnostnih lastnostih človeka. Na ta svoj občutek se zanesem.
Katera znanja in veščine mora imeti vaša poslovna asistentka oziroma asistent?
Prilagodljivost, natančnost, hitro razumevanje, dobro sposobnost presoje, dobro organizacijo, komunikativnost, empatičnost in še bi lahko naštevala. Najbolj pomembno od vsega pa mi je, da se nanjo res lahko popolnoma zanesem.


Kako je z zahtevami glede usmeritve in stopnje izobrazbe?


Glede tega imamo na Finančni upravi sprejeto sistemizacijo, kjer so vse zahteve natančno opredeljene in so tudi jasno navedene v vsakem razpisu za določeno delovno mesto. Za mojo poslovno asistentko, ki je tudi moja strokovna sodelavka, pa se zahteva visoka stopnja izobrazbe družboslovne smeri. Sicer pa se za druge uslužbenke, ki nudijo poslovno asistenco drugim vodilnim uslužbencem v Finančni upravi, zahteva srednja stopnja izobrazbe.


Smo v dobi res naglih sprememb na vseh področjih, zato je nujno nenehno izobraževanje. Katerih izobraževanj se udeležujejo vaši zaposleni v poslovni asistenci?


Nenehno izobraževanje je ključnega pomena za dobro izvajanje nalog. Ker nas je v Finančni upravi kar veliko zaposlenih, se načrtovanja in organiziranja izobraževanj lotimo zelo sistematično in po različnih področjih dela. Izobraževanja, ki so se jih udeleževali tudi zaposleni v poslovni asistenci, so bila na primer s področja računalniških programov, ki jih uporabljajo pri svojem delu, komuniciranje s težavnimi strankami, premagovanje stresa na delovnem mestu in podobno. Kar se moje poslovne asistentke tiče, pa moram povedati, da jo jaz kar naprej 'preganjam', da bi šla na kakšno izobraževanje več – pa ne zato, ker bi ga potrebovala, temveč tudi malo za nagrado, pa se izredno težko odloči. No, ampak letos bo pa tudi ona na kongresu ADMA.


Zaradi tesnega vsakodnevnega poslovnega sodelovanja je zelo pomembno tudi medsebojno zaupanje. S katero napako poslovne asistentke se ne bi mogli sprijazniti in bi pomenila konec vajinega sodelovanja?


Ravno to, kar pravite; najbolj 'sveto' je zame medsebojno zaupanje. Prav tako ne maram laži in sprenevedanja. Če se naredi napaka, je treba takoj povedati, da to napako takoj začnemo reševati. Z mojo poslovno asistentko sva se v teh štirih letih najinega skupnega delovanja zelo dobro spoznali, veva, kako morava ravnati druga z drugo, tako da odlično sodelujeva. Sva »dream team«, kot se reče.


V primeru vprašanj, ki so vezana na elektronsko poslovanje s Finančno upravo, so uslužbenci dosegljivi na telefonski številki 05 297 6800.



OCENI ČLANEK

Bodi prvi in oceni članek!

POVEJ SVOJE MNENJE

Bodite prvi in dodajte svoje mnenje