Majski kongres ADMA 2018 - vabilo

KADROVSKE ZADEVE Objavljeno: 18.07.2017

Žiga Kariž Kot zdravnik in medicinska sestra

Kot zdravnik in medicinska sestra

Andrej Božič velja za enega izmed najbolj uspešnih slovenskih managerjev. S Steklarno Hrastnik je napisal zgodbo o uspehu, ki je v ponos celotni državi. Podjetje, ki je bilo na robu preživetja, je spremenil v sodobno gospodarsko družbo, katere vodilo je skrb za zaposlene. Ko govori o svojem delu, ne pozabi omeniti pomena podpore, ki mu jo nudi poslovna asistentka.

 

Kako pomembna je pri delu managerja poslovna asistentka oziroma asistent?

Izjemno pomembna. Dober vodja in učinkovita asistentka sta mikro tim, ki mora odlično delovati. Lahko rečem, da dober vodja skupaj z dobro poslovno asistentko ali asistentom ni dva, ampak je tri. Treba pa je poudariti, da sta v tem timu izjemno pomembna odnos in jasna komunikacija. Pomembno je, da asistentka oziroma asistent ve, kakšna so naša pričakovanja, katere so njegove zadolžitve.

Ko sem na primer začel delati v podjetju ABB, je bila moja predpostavka, da bom imel poslovnega asistenta. Vendar so mi že takoj na začetku povedali, da v koncernu na visokih pozicijah ni poslovnih asistentov, saj so na voljo različna orodja, ki mi omogočajo, da te naloge opravljam sam. Ob podpisu pogodbe je bil moj predpogoj, da so mi odobrili asistentko. Tako sem imel več časa, da sem se lahko ukvarjal s tistimi stvarmi, ki jih mora vodja delati. Ko je pozitivne učinke opazil tudi moj šef, ki je poročal šefu koncerna, si je tudi sam omislil asistentko. Moram povedati, da smo si takrat vsi oddahnili, saj je delo potekalo ne le lažje, temveč tudi hitreje. Poslovni asistent je oseba, ki lahko med drugim prepreči tudi morebiten konflikt, opozori zaposlene, kdaj ni dober trenutek, da stopijo do šefa in podobno.

 

Koliko časa sodelujete s trenutno poslovno asistentko?

S trenutno poslovno asistentko sodelujem sedem let in pol. Torej od svojega prihoda v Steklarno Hrastnik. Gospa Sabina Medved je pred tem sodelovala že z mojim predhodnikom in dobro pozna svoje delo ter je oseba vredna zaupanja.

 

Kakšna znanja in kompetence iščete pri poslovni asistentki oziroma tajnici? Kakšne osebnostne lastnosti?

Ključna kompetenca je, da ta oseba zna oceniti, kaj je pomembno in kaj ne, ter tako izključiti nepomembne stvari. Na ta način, ob dnevno napornem urniku, lahko ocenjuje, kaj so prioritete. To je tudi predpogoj, da mi neodvisno pomaga organizirati koledar, ko sem na poti in ko imam druge sestanke. Moja poslovna asistentka torej dnevno koordinira moj urnik in se med različnimi prošnjami za obiske ali sestanke odloča, kdo pride prej, kdo pozneje. Tudi, ko sem na poti, ji zaupam, da se dogovarja za sestanke. Sistem je utečen in v večini primerov nimam pripomb. To je oseba, ki tudi v vsakem trenutku ve, kaj počnem in mi koordinira tudi zasebne zadeve. Imam namreč samo en koledar, v katerega so vpisane tudi zasebne zadeve, na primer zdravniški pregledi, obisk pri zobozdravniku in podobno. Poleg tega pa je ključno, da ima znanje in samozavest, da si upa opozoriti na napake. Brez tega, da so pripravljene vse predstavitve, poročila in podobno za sestanke ali poslovno pot, seveda ne gre.

Izpostaviti moram tudi proaktivnost, sposobnost prevzemanja odgovornosti, preudarnost in mirnost. To so izjemno pomembne osebnostne lastnosti, ki so ključne pri uspešnem reševanju različnih situacij, zapletov na dnevni ravni. Najpomembnejša osebna lastnost poslovne asistentke ali asistenta pa je, da je vredna zaupanja. Dnevno ima namreč opravka z veliko zaupnimi informacijami in te ne smejo krožiti. Sam naštete osebnostne lastnosti postavljam pred tehnična znanja. Osebno menim, da poznavanje vseh modernih orodij, brez ustreznih osebnostnih lastnosti, nima prave vrednosti na delovnem mestu poslovne asistentke oziroma asistenta.

 

Delovni dan vrhunskih managerjev, kot ste vi, je pogosto daljši od osem ur. Kako se prilagaja vaš urnik in urnik poslovne asistentke?


Pri mojem delu je načeloma potrebno pokrivanje. So pa tudi aktivnosti, ko to ni potrebno. Nujno je, da smo sposobni oceniti, kdaj je navzočnost pomembna in kdaj ne. Osebno nisem pristaš tega, da mora biti poslovna asistentka vedno v pisarni tako dolgo, kot sem jaz. V določenih situacijah, ko so v podjetju kupci ali pa poteka pomemben interni dogodek, se ve, da ostane do konca. Če imamo takšne zahteve, pa je nujno, da tudi omogočimo, da imajo naši poslovni asistenti možnost v delovnem času opraviti nujne zasebne opravke. Ravno zato imam jaz vedno odprt dialog, v okviru katerega lahko rešujemo takšne dogodke. Takrat se prilagodim jaz in določene stvari opravim sam.

 

Kakšna je vloga asistentke, ko ste na službeni poti?

Ko sem na službeni poti, je njena vloga izredno pomembna. V vsakem trenutku lahko namreč pride do izjemnih situacij ali izjemnih dogodkov in prav ona je oseba, pri kateri se te informacije zbirajo. Ker ve, kje sem in kakšen je moj urnik v moji odsotnosti, ve tudi, kdaj me lahko pokliče in sporoči, kaj se dogaja.

 

Kako se je v času vaše poslovne kariere vloga asistentke spreminjala?

V preteklosti, ko nismo imeli na voljo današnjih orodij, sem denimo moji asistentki diktiral oziroma narekoval, zato je bilo ključno znanje slepo tipkanje. Danes to na primer ni več tako pomembno. Če pogledam nazaj na svojo poslovno pot, lahko zagotovim, da se je vloga poslovne asistentke oziroma asistenta spreminjala tudi z razvojem moje kariere. V preteklosti je bila njena vloga bolj administrativna, danes pa je bolj koordinativna – torej, da obvlada koledar, da diskretno, če je nujno, prekine sestanek, ki se je zavlekel, in da tudi v koledar vrine kakšen nujen dogodek.

 

Kako to delo po vašem mnenju spreminjajo sodobne tehnologije, digitalizacija? Kakšne bodo zadolžitve poslovne asistentke ali asistenta čez pet do deset let?

Že sedaj je veliko drugače. Moja poslovna asistentka je skrbnica mojega koledarja, v katerega tudi sam vnašam sestanke. Prepričan sem, da bomo v prihodnje priča nastanku številnih orodij, ki bodo podpirala avtomatizacijo. Ampak nič od tega ne more nadomestiti človeškega faktorja, ki dela razliko med ljudmi in roboti. Tako menim, da se bodo z avtomatizacijo tehnično administrativnih aktivnosti povečale zahteve pri poslovnih asistentih po dodatnih znanjih in se bo funkcija poglobila v smeri pravih pomočnikov koordinatorja, kot so ponekod dobri šefi kabinetov.

 

Vas je vaša poslovna asistentka že kdaj rešila iz zagate ali pa pred veliko napako?


Ja, definitivno, velikokrat pred kakšnim lapsusom. Ima funkcijo, kot »fire wall« pri računalniku, za vhod in izhod. Osebno tudi pričakujem, da me opozori pred nastankom neprijetnih situacij in da ne pusti, da bi nasedel. Odnos med vodjem in poslovno asistentko je podoben odnosu med zdravnikom in medicinsko sestro.

 

Kako pa se »znajdete«, ko je poslovna asistentka denimo na bolniški ali dopustu? Si prilagajata dopust?


Dopuste si koordinirava, da se ne prekrivajo. Občasno niso, ker se enostavno ne da. V takšnih primerih nekdo iz podjetja nadomešča poslovno asistentko v določenem obsegu, sedi na njenem mestu, tako da vsak ne more priti v pisarno, določene stvari pa preprosto opravim sam.

 

Ste se kdaj o pomembni poslovni odločitvi posvetovali prav z vašo poslovno asistentko?


Seveda sem se. A to je odvisno predvsem od problematike in specifičnih znanj, ki jih ima.

 

Poznate njeno družino, se družite tudi zunaj delovnega časa?


Na daleč poznam njeno družino in dobro poznam njene hobije. Oba sva ljubitelja psov in imava na ta način tudi skupno stično točko za pogovor. Družimo se ne, pogovor pa kljub temu včasih nanese tudi na družinske teme.

  

OCENI ČLANEK

1.0 Št. glasov: 1

POVEJ SVOJE MNENJE

Bodite prvi in dodajte svoje mnenje